4P model: creëren van een lean organisatie
Lean DNA
Het 4P model bestaat uit vier lagen en helpt om te begrijpen waarom het niet altijd lukt om lean werken écht te laten slagen. Veel organisaties focussen zich te veel op tools en technieken. Maar om continu verbeteren echt in het DNA van medewerkers te krijgen, moet je ook rekening houden met andere elementen.
In deze blog lees je:
Sinds eind jaren ‘90 is er veel gepubliceerd over Toyota en de successen die het behaalt met de manier van werken: het Toyota Production System (TPS). Na meerdere publicaties kreeg dit voor de buitenwereld al snel de naam lean, een verwijzing naar de ‘slanke’ werkprocessen die ze bij Toyota nastreven waarbij verspillingen zoveel mogelijk geëlimineerd worden. Sindsdien zijn er veel organisaties die proberen deze manier van werken te kopiëren.
Niet bij elke organisatie is dit succesvol. Eén van de redenen is dat organisates vaak alleen de tools en technieken van Toyota om slimmer te werken kopiëren. Maar het TPS is meer dan het alleen maar toepassen van een aantal trucjes. Het continu willen verbeteren van werkzaamheden zit bij iedereen in het DNA. Het 4P model geeft goed weer wat er allemaal nodig is om dit te bereiken.
Dit model bestaat uit vier lagen die hier allemaal belangrijk in zijn:
De onderste laag van het 4P model is de ‘philosophy’, ofwel de lange termijnvisie van de organisatie. Lean werken is geen doel op zich, maar een middel dat je kan helpen om een doel te bereiken. Maar dan moet het wel heel duidelijk zijn wat dat doel is. Het moet voor iedereen in de organisatie helder zijn wat de organisatie doet en waarom. Visievorming is dus heel belangrijk, pas daarna kun je verder bouwen aan de volgende lagen.
Het begint met een visie, maar mensen zijn daarin ontzettend belangrijk. Zij zijn namelijk degene die het werk doen binnen de organisatie en daarmee waarde voor de klant creëren. Deze mensen moet je zoveel mogelijk stimuleren, faciliteren en motiveren om de juiste dingen te doen. Dit hangt samen met de visie. Weet iedereen wat zijn rol en bijdrage is aan het uiteindelijke doel?
Als het doel duidelijk is en iedereen weet op welke manier hij of zij hieraan kan bijdragen, is het zaak de processen zo in te richten dat je de doelen kunt behalen. Vaak is dit de laag waar organisaties op focussen. Dit doen ze door verspillingen te elimineren, flow en pull toe te passen en processen slim in te richten. Maar, het is wel belangrijk dat je hierbij het doel in je achterhoofd houdt. En dat ontbreekt nog wel eens.
De bovenste laag van het 4P model gaat over probleemoplossend vermogen. Iedereen bij Toyota is continu bezig problemen te signaleren en op te lossen. Dit wordt ook van iedereen verwacht. Een mooi voorbeeld is het rode koord dat in de fabriek hangt. Als iemand iets fout ziet gaan, trekt hij aan het koord en wordt de hele productie stil gelegd. Vervolgens kijken ze samen hoe ze het probleem kunnen oplossen. Pas nadat er een oplossing is, wordt de productie hervat. De fouten worden niemand kwalijk genomen. Het niet melden van een fout die je wel gezien hebt wel.
In het 4P model komt mooi naar voren dat lean werken meer is dan het toepassen van een aantal instrumenten. Het begint met een visie, waarin je mensen meeneemt en iedereen zijn plek kent. Processen stem je hierop af en iedereen is continu bezig om dit steeds beter te doen. Je richten op één van de lagen werkt niet, je moet ze alle vier met elkaar verbinden.
Wil je leren hoe je binnen je eigen organisatie 4P toepast? Dan raden we je aan om een green belt training te volgen zodat je gaat ervaren hoe je jouw processen kunt verbeteren. We passen lean zelf ook toe bij onze opdrachtgevers, dus de trainer helpt je direct op weg met veel praktische voorbeelden.
Schrijf je direct in voor één van onze aankomende green belt trainingen.
Makigami is een vorm van waardestroomanalyse, specifiek ontworpen om inzicht te geven in de stroom van werk en informatie. Je brengt het huidige proces in kaart en analyseert waar knelpunten zitten.
Een visgraatdiagram, ook bekend als Ishikawa, klinkt misschien als een exotisch Japans gerecht. Maar net als alle andere (soms gekke) lean termen, is het een handige tool om tot een oorzaakanalyse te komen.
Een lean cursus kun je volgen op een aantal verschillende niveaus. Maar hoe weet je nou wat de juiste is voor jou? We leggen het je uit in dit artikel!