fbpx
Leestijd: 6 minuten

Procesverbetering is de basis van onze lean six sigma trainingen. Lean focust zich namelijk vooral op processen. In de praktijk wil je graag je probleem snel oplossen. Door je te richten op procesverbetering los je niet alleen je probleem of fout op, maar verklein je ook de kans dat deze terug komt. Zo worden fouten dus een positief signaal: kans op verbetering! In dit artikel over procesverbetering lees je over:

 

  • De basis van een proces
  • ‘Ontleden’ van je proces
  • Tijd besparen

Procesverbetering: eerst de basis van een proces

Om het nut van procesverbetering goed te snappen beginnen we bij de basis. Wat is nu eigenlijk een proces? De letterlijke betekenis is: ‘Een serie handelingen die zich herhalen en tot een bepaald resultaat leiden’. Dit is een groot proces zoals een operatiekamer gereed maken. Maar ook het snijden van je komkommer tijdens je lunch noem je een proces.

In beide gevallen doe je verschillende handelingen die een bepaald resultaat opleveren, dus is er ruimte voor procesverbetering. Hoewel verbeteren tijd kan kosten, gaat het je uiteindelijk tijd besparen.

‘Ontleden’ van je proces

Procesverbetering begint bij het ‘ontleden’ van het proces. Een proces enkel weergeven in een flowchart noemen we geen proces. Je moet weten wat de processtappen zijn, wie het proces ingang zet en wat de output van het proces moet zijn. De beste manier om een proces uit te werken is door het maken van een SIPOC.

Een bekend onderdeel in onze trainingen. Een SIPOC helpt je kort en krachtig overzicht te krijgen in je proces en het is de basis voor het maken van een value stream map. Maar voor nu focussen we ons even op de SIPOC. Waar staan die letters nu precies voor?:

  • S = Supplier

De supplier is de persoon die de trigger geeft voor de input. Hierdoor start het proces.

  • I = Input

De input is iets wat de supplier levert. Bijvoorbeeld een melding, offerte of formulier.

  • P = Process

Het proces bestaat bij de SIPOC uit meerdere stappen. Wanneer je aan de slag gaat met procesverbetering is het verstandig om niet meer dan vijf tot zeven stappen te nemen. Zo wordt de scope niet te groot. Deze stappen omschrijf je altijd met een zelfstandig naamwoord en een werkwoord.

  • O = Output

De output is logischerwijs de uitkomst of het resultaat van het proces. Wat moet er uit het proces rollen? Dit komt bij de O van output te staan.

  • C = Customer

Customer staat voor ‘de klant van het proces’. Het woord klant moet je niet te letterlijk nemen. Bij het klaarzetten van een document voor je collega bijvoorbeeld, is je collega de klant. Ook al klinkt dat misschien wat gek. Stel altijd de vraag: wie is de klant van mijn proces?

Hoe dit er concreet uit ziet laat ik je zien in een voorbeeld.

Ik verstuur vaak pakketjes bij een online tweedehandskledingwinkel, dit proces loopt niet altijd soepel bij mij. Vandaar dat ik er een SIPOC van heb gemaakt om te gebruiken in trainingen. Mijn ingevulde SIPOC ziet er als volgt uit:

procesverbetering

Tijd besparen met procesverbetering

Na het invullen van de SIPOC kun je niet direct beginnen met procesverbetering. Je proces en de processtappen zijn duidelijk, maar je hebt nog niets gemeten of geanalyseerd. Analyseren en meten is belangrijk om een daadwerkelijke verandering te creëren en niet enkel aan symptoombestrijding te doen.  

De DMAIC-methode helpt je om de juiste stappen te volgen. Hierin komen alles fases voorbij die je nodig hebt voor een duurzame verandering. Waaronder het maken van een SIPOC. De kunst is dus om na het doen van je SIPOC de rust nog even te bewaren en het proces eerst verder uit te werken in bijvoorbeeld een value stream map. Hierin ontleed je de processtappen nog verder en doe je twee soorten analyses:

  • Een waardeanalyse
  • Een oorzaakanalyse

Op deze manier verzamel je steeds meer informatie over de waarde in je proces. De waarde gaat over de dingen die je doet, die ook echt iets bijdragen aan het eindresultaat. In mijn SIPOC heeft bijvoorbeeld ‘het printen van het label’ geen directe waarde maar ‘het inpakken van het artikel’ wel. Waarde is een belangrijk onderdeel van de lean principes.

Het concreet oplossen begint pas in de laatst twee fases van een DMAIC-project. Dit zijn de improve en controle fases. Geduld is bij procesverbetering dus een schone zaak wat je uiteindelijk veel tijd gaat besparen!

Procesverbetering is de basis van onze lean six sigma trainingen. Lean focust zich namelijk vooral op processen. In de praktijk wil je graag je probleem snel oplossen. Door je te richten op procesverbetering los je niet alleen je probleem of fout op, maar verklein je ook de kans dat deze terug komt. Zo worden fouten dus een positief signaal: kans op verbetering! In dit artikel over procesverbetering lees je over:

 

  • De basis van een proces
  • ‘Ontleden’ van je proces
  • Tijd besparen

Procesverbetering: eerst de basis van een proces

Om het nut van procesverbetering goed te snappen beginnen we bij de basis. Wat is nu eigenlijk een proces? De letterlijke betekenis is: ‘Een serie handelingen die zich herhalen en tot een bepaald resultaat leiden’. Dit is een groot proces zoals een operatiekamer gereed maken. Maar ook het snijden van je komkommer tijdens je lunch noem je een proces.

In beide gevallen doe je verschillende handelingen die een bepaald resultaat opleveren, dus is er ruimte voor procesverbetering. Hoewel verbeteren tijd kan kosten, gaat het je uiteindelijk tijd besparen.

‘Ontleden’ van je proces

Procesverbetering begint bij het ‘ontleden’ van het proces. Een proces enkel weergeven in een flowchart noemen we geen proces. Je moet weten wat de processtappen zijn, wie het proces ingang zet en wat de output van het proces moet zijn. De beste manier om een proces uit te werken is door het maken van een SIPOC.

Een bekend onderdeel in onze trainingen. Een SIPOC helpt je kort en krachtig overzicht te krijgen in je proces en het is de basis voor het maken van een value stream map. Maar voor nu focussen we ons even op de SIPOC. Waar staan die letters nu precies voor?:

  • S = Supplier

De supplier is de persoon die de trigger geeft voor de input. Hierdoor start het proces.

  • I = Input

De input is iets wat de supplier levert. Bijvoorbeeld een melding, offerte of formulier.

  • P = Process

Het proces bestaat bij de SIPOC uit meerdere stappen. Wanneer je aan de slag gaat met procesverbetering is het verstandig om niet meer dan vijf tot zeven stappen te nemen. Zo wordt de scope niet te groot. Deze stappen omschrijf je altijd met een zelfstandig naamwoord en een werkwoord.

  • O = Output

De output is logischerwijs de uitkomst of het resultaat van het proces. Wat moet er uit het proces rollen? Dit komt bij de O van output te staan.

  • C = Customer

Customer staat voor ‘de klant van het proces’. Het woord klant moet je niet te letterlijk nemen. Bij het klaarzetten van een document voor je collega bijvoorbeeld, is je collega de klant. Ook al klinkt dat misschien wat gek. Stel altijd de vraag: wie is de klant van mijn proces?

Hoe dit er concreet uit ziet laat ik je zien in een voorbeeld.

Ik verstuur vaak pakketjes bij een online tweedehandskledingwinkel, dit proces loopt niet altijd soepel bij mij. Vandaar dat ik er een SIPOC van heb gemaakt om te gebruiken in trainingen. Mijn ingevulde SIPOC ziet er als volgt uit:

procesverbetering

Tijd besparen

Na het invullen van de SIPOC kun je niet direct beginnen met procesverbetering. Je proces en de processtappen zijn duidelijk, maar je hebt nog niets gemeten of geanalyseerd. Analyseren en meten is belangrijk om een daadwerkelijke verandering te creëren en niet enkel aan symptoombestrijding te doen.  

De DMAIC-methode helpt je om de juiste stappen te volgen. Hierin komen alles fases voorbij die je nodig hebt voor een duurzame verandering. Waaronder het maken van een SIPOC. De kunst is dus om na het doen van je SIPOC de rust nog even te bewaren en het proces eerst verder uit te werken in bijvoorbeeld een value stream map. Hierin ontleed je de processtappen nog verder en doe je twee soorten analyses:

  • Een waardeanalyse
  • Een oorzaakanalyse

Op deze manier verzamel je steeds meer informatie over de waarde in je proces. De waarde gaat over de dingen die je doet, die ook echt iets bijdragen aan het eindresultaat. In mijn SIPOC heeft bijvoorbeeld ‘het printen van het label’ geen directe waarde maar ‘het inpakken van het artikel’ wel. Waarde is een belangrijk onderdeel in de lean principes.

Het concreet oplossen begint pas in de laatst twee fases van een DMAIC-project. Dit zijn de improve en controle fases. Geduld is bij procesverbetering dus een schone zaak wat je uiteindelijk veel tijd gaat besparen!