Analyse fase
Proces, data en oorzaken
In de analyse fase van een lean project onderzoek je wat nu echt de oorzaak is van de problemen in je proces. Er zijn verschillende technieken die je hiervoor kunt gebruiken.
In dit artikel vertellen we je meer over:
Als je aan de analyse fase begint, heb je de measure fase al afgerond. Dit betekent dat je precies weet wat er gaande is in het proces. Welke activiteiten er plaatsvinden, hoe lang deze stappen duren en waar het stagneert. Deze grondige manier van in kaart brengen is nodig omdat je dan op basis van feiten een analyse kunt maken. Je gaat nu ontdekken waar de problemen ontstaan.
Bij een procesanalyse kijk je voornamelijk naar je value stream map. Het proces en de activiteiten die zich hierin voordoen vormen de basis voor de analyse. Voor deze analyse kijk je naar de volgende drie zaken:
Waar in het proces zit verspilling? De acht vormen van verspilling helpen je om knelpunten in het proces te identificeren. Vaak weten mensen die een rol spelen in het proces wel dat zich dit voordoet. De categorieën helpen om dit ook concreet te benoemen.
Bekijk voor elke stap in het proces of de stap waarde toevoegt (klantwaarde), of de stap geen waarde toevoegt maar wel noodzakelijk is (business waarde) of geen van beide (verspilling). Klantwaarde wil je optimaliseren, business waarde wil je verminderen en verspilling wil je elimineren.
Aan de hand van een aantal procesmetingen kijk je hoe het proces presteert. Dit kun je doen aan de hand van verschillende performance metrics zoals bijvoorbeeld de takttijd (ritme van leveren), doorlooptijd (hoe lang duurt het proces van begin tot eind) of de proces efficiency (hoeveel tijd gedurende het hele proces wordt er ook echt aan het product/ de dienst gewerkt).
Bij een data-analyse kijk je logischerwijs naar de data die je hebt verzameld in een proces. Je gaat met behulp van grafische en statistische technieken op zoek naar grondoorzaken in het proces. Hierbij volg je altijd drie stappen:
Aan een eindeloze excel met cijfers haalt niemand iets. Je wilt dus eerst je data zo presenteren dat iedereen hier informatie uit kan halen. Dat doe je door het visueel te maken met behulp van tabellen en grafieken, bijvoorbeeld een taartdiagram of pareto analyse.
Als je alle relevante gegevens helder hebt weergegeven, ga je analyseren. Dit kun je doen met behulp van statistiek. Je kijkt hierbij naar zaken als gemiddelde, variatie en de verdeling van de data.
Na analyse van de data, ga je deze beoordelen. Je kijkt hierbij of de prestaties van het proces voldoen aan de norm die (door de organisatie of klanten) gesteld is. Regelkaarten (‘control charts)’ en proceskwaliteitskaarten (‘capability charts’) kunnen hierbij helpen.
Tot slot kun je een analyse doen op de ‘grondoorzaken’ (‘root cause analysis‘). Dit betekent dat je op zoek gaat naar de kernoorzaak. Het komt vaak voor dat er zich meerdere problemen voordoen, die allemaal worden veroorzaakt door hetzelfde. Het is dan zaak dit op te lossen, en niet symptomen te bestrijden. Hiervoor worden vaak twee technieken gebruikt:
De Ishkikawa wordt ook wel 6M genoemd. Aan de hand van 6 categorieën inventariseer je wat je op deze gebieden in relatie tot je probleem ziet gebeuren.
De Ishikawa wordt vaak samen gebruikt met de 5 x waarom? Dit is een techniek waarbij de net zo lang ‘waarom?’ doorvraagt tot je bij de kern van het probleem bent. Vaak is het zo dat meerdere problemen uit de Ishikawa dezelfde grondoorzaak hebben.
In elk project gebruik je weer andere analyse technieken. Welke dit zijn, is afhankelijk van je doel en het proces. Soms is er bijvoorbeeld meer winst te behalen in het analyseren van verspillingen dan door uitgebreid de data in te duiken. Daarom moet je dit ook per project afzonderlijk bekijken.
Heb je het idee dat je de analyse fase hebt afgerond, precies in kaart hebt waar de oorzaken en knelpunten zitten? Dan kun je door naar de improve fase! Natuurlijk niet zonder eerst je project charter bij te werken.
Wil je leren hoe je de stappen binnen een lean project toepast? Schrijf je direct in voor één van onze green belt trainingen en ga zelf aan de slag met een verbeterproject.
Wil je weten wat lean six sigma inhoudt? Download dan onze whitepaper en leer alles over de basis van lean.
Een goede projectmanager leidt meestal grote projecten waar meerdere subprojecten onder vallen. Een leuke en uitdagende rol! Wat is er nodig om deze rol goed uit te voeren?
Makigami is een vorm van waardestroomanalyse, specifiek ontworpen om inzicht te geven in de stroom van werk en informatie. Je brengt het huidige proces in kaart en analyseert waar knelpunten zitten.
Een visgraatdiagram, ook bekend als Ishikawa, klinkt misschien als een exotisch Japans gerecht. Maar net als alle andere (soms gekke) lean termen, is het een handige tool om tot een oorzaakanalyse te komen.