fbpx
Leestijd: 5 minuten

Bedrijfsprocessen verbeteren is iets waar organisaties steeds meer aandacht voor hebben. Of het nu in de zorg, het onderwijs of in (financiële) dienstverlening is. Naast de ontwikkeling van het inhoudelijke werk, is er de behoefte om dit werk slim te organiseren.  

In dit artikel laten we je 3 manieren zien waarop je bedrijfsprocessen kunt verbeteren. Dit doe je door:

  • Knelpunten te identificeren en te elimineren
  • Variatie te verminderen en te standaardiseren
  • Bottlenecks op te sporen en deze te ontlasten

bedrijfsprocessen verbeteren

Bedrijfsprocessen verbeteren: vele manieren

Er zijn verschillende manieren waarop je bedrijfsprocessen kunt verbeteren. Vaak ligt in verschillende sectoren de focus net even ergens anders op. Toch zijn er methoden die je overal kunt toepassen. Hieronder noemen we er drie.

1. Identificeer knelpunten en haal deze uit je bedrijfsprocessen

Een laagdrempelige manier om bedrijfsprocessen te verbeteren is door knelpunten op te sporen. Vervolgens haal je deze uit je processen. De lean methodiek geeft je hiervoor een simpel handvat. Het voordeel van deze analysetechniek is dat je het op ieder niveau en in elke organisatie kunt toepassen.

Hierbij onderscheid je 8 soorten knelpunten, ook wel ‘verspillingen’ genoemd.

  • Wachten: hoe vaak moet je wachten op informatie, mensen of andere zaken?
  • Beweging: hoe vaak bewegen mensen zich onnodig?
  • Fouten: hoe vaak komt het voor dat er iets hersteld moet worden?
  • Overbewerking: doe je wel eens meer dan voor het eindresultaat nodig is?
  • Overproductie: lever je wel eens te veel op of maak je te veel van iets?
  • Talent: zitten de juiste mensen in het proces en worden ze goed benut?
  • Voorraad: ontstaan er voorraden (werk) in het proces (en dus wachttijden)?
  • Transport: worden er goederen of data onnodig verplaatst?

Deze 8 verspillingen kun je aan iedereen uitleggen. Doe je hierna een brainstorm, dan komen direct al de nodige verbeterpunten naar boven. Het elimineren van verspillingen in je bedrijfsprocessen zorgt ervoor dat je de juiste dingen op het juiste moment doet.

verbeteren bedrijfsprocessen

2.  Zorg voor minder variatie door te standaardiseren

Een andere manier om bedrijfsprocessen te verbeteren is door ‘variatie’ te verminderen. Met variatie bedoelen we: alles wat de ene keer anders loopt dan de andere keer.

Bijvoorbeeld:

  • De doorlooptijd van een proces is de ene keer 2 dagen, de andere keer een week
  • Meldingen komen soms telefonisch binnen, maar ook via een formulier en per mail
  • De ene werknemer heeft een andere werkwijze dan de andere werknemer

Door op zoek te gaan naar de oorzaken van variatie en deze weg te nemen, kun je je processen stabieler en voorspelbaarder laten verlopen. Deze gedachtegang komt vanuit de six sigma methodiek. Hoe meer je processen kunt standaardiseren, hoe beter dat is voor de kwaliteit.

variatie verminderen

3. Ga op zoek naar bottlenecks verwijder deze

De werkwijze waarbij je je ontdoet van bottlenecks komt uit de ‘theory of constraints’ van Eliyahu Goldratt. Een ‘bottleneck’ is wat hij de langst durende stap in een proces noemt. Je verbetert processen door steeds de grootste bottleneck te identificeren en die te ontlasten. Vervolgens ontstaat er vanzelf een andere bottleneck die je weer aan kunt pakken. Door steeds meer bottlenecks te verwijderen versnel je de doorlooptijd van processen.

theory of constraints bottleneck

Starten met het verbeteren van bedrijfsprocessen

Deze verschillende invalshoeken helpen je bedrijfsprocessen te verbeteren. Het kan helpen om eerst goed in kaart te brengen welke processen er lopen binnen de organisatie. Dit geeft je een goed beeld van wat er allemaal speelt en waar je kunt beginnen.

e-book lean six sigma

Bedrijfsprocessen verbeteren is iets waar organisaties steeds meer aandacht voor hebben. Of het nu in de zorg, het onderwijs of in (financiële) dienstverlening is. Naast de ontwikkeling van het inhoudelijke werk, is er de behoefte om dit werk slim te organiseren.  

In dit artikel laten we je 3 manieren zien waarop je bedrijfsprocessen kunt verbeteren. Dit doe je door:

  • Knelpunten te identificeren en te elimineren
  • Variatie te verminderen en te standaardiseren
  • Bottlenecks op te sporen en deze te ontlasten

bedrijfsprocessen verbeteren

Bedrijfsprocessen verbeteren: vele manieren

Er zijn verschillende manieren waarop je bedrijfsprocessen kunt verbeteren. Vaak ligt in verschillende sectoren de focus net even ergens anders op. Toch zijn er methoden die je overal kunt toepassen. Hieronder noemen we er drie.

1. Identificeer knelpunten en haal deze uit je bedrijfsprocessen

Een laagdrempelige manier om bedrijfsprocessen te verbeteren is door knelpunten op te sporen. Vervolgens haal je deze uit je processen. De lean methodiek geeft je hiervoor een simpel handvat. Het voordeel van deze analysetechniek is dat je het op ieder niveau en in elke organisatie kunt toepassen.

Hierbij onderscheid je 8 soorten knelpunten, ook wel ‘verspillingen’ genoemd.

  • Wachten: hoe vaak moet je wachten op informatie, mensen of andere zaken?
  • Beweging: hoe vaak bewegen mensen zich onnodig?
  • Fouten: hoe vaak komt het voor dat er iets hersteld moet worden?
  • Overbewerking: doe je wel eens meer dan voor het eindresultaat nodig is?
  • Overproductie: lever je wel eens te veel op of maak je te veel van iets?
  • Talent: zitten de juiste mensen in het proces en worden ze goed benut?
  • Voorraad: ontstaan er voorraden (werk) in het proces (en dus wachttijden)?
  • Transport: worden er goederen of data onnodig verplaatst?

Deze 8 verspillingen kun je aan iedereen uitleggen. Doe je hierna een brainstorm, dan komen direct al de nodige verbeterpunten naar boven. Het elimineren van verspillingen in je bedrijfsprocessen zorgt ervoor dat je de juiste dingen op het juiste moment doet.

verbeteren bedrijfsprocessen

2.  Zorg voor minder variatie door te standaardiseren

Een andere manier om bedrijfsprocessen te verbeteren is door ‘variatie’ te verminderen. Met variatie bedoelen we: alles wat de ene keer anders loopt dan de andere keer.

Bijvoorbeeld:

  • De doorlooptijd van een proces is de ene keer 2 dagen, de andere keer een week
  • Meldingen komen soms telefonisch binnen, maar ook via een formulier en per mail
  • De ene werknemer heeft een andere werkwijze dan de andere werknemer

Door op zoek te gaan naar de oorzaken van variatie en deze weg te nemen, kun je je processen stabieler en voorspelbaarder laten verlopen. Deze gedachtegang komt vanuit de six sigma methodiek. Hoe meer je processen kunt standaardiseren, hoe beter dat is voor de kwaliteit.

variatie verminderen

3. Ga op zoek naar bottlenecks verwijder deze

De werkwijze waarbij je je ontdoet van bottlenecks komt uit de ‘theory of constraints’ van Eliyahu Goldratt. Een ‘bottleneck’ is wat hij de langst durende stap in een proces noemt. Je verbetert processen door steeds de grootste bottleneck te identificeren en die te ontlasten. Vervolgens ontstaat er vanzelf een andere bottleneck die je weer aan kunt pakken. Door steeds meer bottlenecks te verwijderen versnel je de doorlooptijd van processen.

theory of constraints bottleneck

Starten met het verbeteren van bedrijfsprocessen

Deze verschillende invalshoeken helpen je bedrijfsprocessen te verbeteren. Het kan helpen om eerst goed in kaart te brengen welke processen er lopen binnen de organisatie. Dit geeft je een goed beeld van wat er allemaal speelt en waar je kunt beginnen.

e-book lean six sigma