Een communicatieplan in vier stappen
Communiceren
kun je leren
In een verbeterproject maak je in de define fase een communicatieplan. Dit doe je om te bedenken wie je allemaal bij je project gaat betrekken en hoe je met deze mensen gaat communiceren.
In dit artikel vertellen we je:
In de eerste fase van je project is het belangrijk om te bedenken wie er belang heeft bij jouw project of wie er invloed op kan uitoefenen. Daarom maak je vaak een stakeholderanalyse. Met deze resultaten maak je in de volgende stap een communicatieplan. Hoe ga je de verschillende belanghebbenden op de hoogte houden waar je mee bezig bent, welke besluiten er worden genomen en wat er verandert?
In een communicatieplan staan in ieder geval de volgende onderdelen beschreven:
In dit onderdeel van het communicatieplan beschrijf je met wie je gaat communiceren. Dit kunnen bijvoorbeeld je leidinggevende, je directe collega’s of de ondernemingsraad zijn. De input voor dit onderdeel haal je uit een stakeholderanalyse. Hierin heb je al onderzocht wie er betrokken zijn en/of belang hebben bij jouw project.
Benoem ook wat het doel is van de communicatie. Wil je mensen alleen informeren of wil je ze actief betrekken? Moeten er belangrijke besluiten genomen worden of systemen anders worden ingericht? Ook motiveren, verduidelijken of overtuigen kan een doel zijn.
Vervolgens beschrijf je hoe je met deze verschillende doelgroepen gaat communiceren. Ga je iets vertellen over de voortgang in een teamoverleg, plaats je berichten op een intranet (zodat de hele organisatie het daar kan lezen) of wordt het een agendapunt in de één-op-één-gesprekken met je leidinggevende?
Daarnaast neem je in je communicatieplan ook op hoe vaak je over je project gaat communiceren. Is dit dagelijks, wekelijks, maandelijks of misschien alleen aan het begin en einde van je project?
Het is ontzettend belangrijk om vooraf goed na te denken over de communicatie. Hiermee voorkom je dat je er later achter komt dat je mensen niet (op tijd) hebt betrokken bij je project. Dit kan weerstand of vertraging opleveren. Ga hier dus mee aan de slag.
Makigami is een vorm van waardestroomanalyse, specifiek ontworpen om inzicht te geven in de stroom van werk en informatie. Je brengt het huidige proces in kaart en analyseert waar knelpunten zitten.
Een visgraatdiagram, ook bekend als Ishikawa, klinkt misschien als een exotisch Japans gerecht. Maar net als alle andere (soms gekke) lean termen, is het een handige tool om tot een oorzaakanalyse te komen.
Een lean cursus kun je volgen op een aantal verschillende niveaus. Maar hoe weet je nou wat de juiste is voor jou? We leggen het je uit in dit artikel!