De control fase in een lean project
Borg
het resultaat
De control fase is de laatste fase van de DMAIC, de projectstructuur die we gebruiken voor lean projecten. Het doel van de control fase is vooral om de resultaten te borgen. In de improve fase heb je verbeteringen geïmplementeerd, nu wil je dat deze verbeteringen ingebed raken in ieders gedrag.
In dit artikel vertellen we je:
Deze control fase is net zo belangrijk als de rest van je project. Om je verbetering echt te borgen, zal je moeten zorgen dat mensen ander gedrag gaan vertonen. Je bent dus echt bezig met verandermanagement. Daarnaast zijn er ook een aantal concrete acties die je uitvoert. In dit artikel zetten we ze voor je op een rij.
Als je verbeteringen hebt geïmplementeerd, moet je in de gaten houden of ze ook daadwerkelijk zorgen voor de gewenste resultaten. Daarnaast wil je weten of de veranderingen die je hebt doorgevoerd, ook standhouden. Dit kun je doen door middel van een control chart. Dit is een grafiek die verschillende trends, patronen of verschuivingen weergeeft over een bepaalde tijd. Hiermee kun je zien of het proces nog ‘onder controle’ is.
Het monitoren van een proces en de resultaten daarvan worden vaak besproken in een dag- of weekstart. Aan de hand van data kan hier besloten worden om eventueel bij te sturen.
Als blijkt dat verbeteringen niet leiden tot het gewenste resultaat, of mensen vervallen in oud gedrag (“zo deden we het vroeger en dat werkte prima”) is het tijd om bij te sturen. Dit doe je aan de hand van een Out of Control Action Plan (OCAP). Dit is plan waarin je van tevoren vastlegt wat je gaat doen als er bepaalde dingen gebeuren. Doordat je hier van tevoren over hebt nagedacht, kun je indien nodig in de control fase direct overgaan tot actie!
Tot slot moet je in de control fase het nieuwe proces goed documenteren. Vaak heb je in eerdere fases het proces uitgewerkt in een current state value stream map (vsm) of een future state vsm.
Voor het borgen van het proces moet dit proces ook vast worden gelegd aan de hand van een procesbeschrijving en werkinstructies. Daarnaast is het handig om de wijzigingen vast te leggen, zodat in de toekomst ook anderen kunnen terugzien wat er veranderd is.
Daarnaast is het belangrijk om alle relevante documentatie van je project over te dragen aan de lijnorganisatie. Ook lang na de implementatie van de verbeteringen moet je blijven bijsturen. Voorwaarde is dan wel dat de lijnorganisatie goed op de hoogte is en eigenaarschap voelt.
Na het afronden van de control fase is het project ten einde. Tijd voor de volgende verbeteringen! Wil je leren hoe je een volledig DMAIC project ten uitvoer brengt? Kijk dan eens bij de green belt training. Een overzicht van de verschillende fases van de DMAIC en de tools en technieken die je daarin kunt toepassen vind je hier.
Een goede projectmanager leidt meestal grote projecten waar meerdere subprojecten onder vallen. Een leuke en uitdagende rol! Wat is er nodig om deze rol goed uit te voeren?
Makigami is een vorm van waardestroomanalyse, specifiek ontworpen om inzicht te geven in de stroom van werk en informatie. Je brengt het huidige proces in kaart en analyseert waar knelpunten zitten.
Een visgraatdiagram, ook bekend als Ishikawa, klinkt misschien als een exotisch Japans gerecht. Maar net als alle andere (soms gekke) lean termen, is het een handige tool om tot een oorzaakanalyse te komen.