fbpx

De measure fase is de tweede fase van een lean project. Het in kaart brengen van het huidige proces staat hierin centraal. Dit is belangrijk, omdat je op basis van een goed beeld van het proces wilt gaan analyseren

De measure fase bestaat grofweg uit 3 verschillende activiteiten. In dit artikel lichten we ze voor je toe:

  • Een value stream map (vsm) maken
  • De value stream map aanvullen met informatie
  • De value stream map aanvullen met data uit metingen

Value stream map (VSM)

Doel van de measure fase: een goed beeld van het proces krijgen

De measure fase volgt op de ‘define’ fase. Hierin heb je het probleem wat je wilt onderzoeken concreet gemaakt, met een duidelijke doelstelling tot gevolg. Daarnaast is er een team samengesteld, en zijn de randvoorwaarden voor een goed project gesteld.

Het doel van de measure fase is vervolgens om een compleet beeld te krijgen van het proces waarin het probleem zich voordoet. Welke stappen worden er doorlopen, en wat gebeurt er daarin precies allemaal? Je rond de measure fase niet af voordat je dat allemaal in kaart hebt gebracht.

Stap 1: een value stream map (vsm) maken

Een vsm staat ook wel bekend als de ‘brown paper sessie’. Je gaat hierbij met het team aan de slag om het proces aan de hand van post it’s op een vel papier zo goed mogelijk in kaart te brengen.

Onder elke processtap worden de verschillende activiteiten uitgewerkt. Dit gebeurt op een gedetailleerd niveau, zodat iedereen snapt wat er precies gedaan wordt per processtap. Wil je weten hoe het maken van een value stream map precies in zijn werk gaat? Lees dan hier verder.

measure fase

Stap 2: de value stream map aanvullen met informatie

Als alle processtappen en bijbehorende activiteiten duidelijk zijn, ga je vervolgens de vsm aanvullen met informatie. Dit kan van alles zijn. Als het maar verduidelijkt wat er in het proces gebeurd. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan:

  • Screen shots van schermen die worden ingevuld
  • Een uitgeprint aanvraagformulier
  • Een lijstje met critera wat medewerkers in het proces altijd bij de hand hebben

Alle bijlagen worden aan de vsm toegevoegd. Als van een bepaalde activiteit nog niet helemaal duidelijk is hoe het in zijn werk gaat, ga je het gewoon een keer doorlopen. Oftewel, go to the Gemba!

 

meten proces

Stap 3: de value stream map aanvullen met data uit metingen

Soms wil je je vsm aanvullen met bepaalde gegevens, waarbij je erachter komt dat je die niet tot je beschikking hebt. Je moet dan het proces een aantal keer bekijken en daadwerkelijk gaan meten,  zodat je kan zien wat er precies gebeurd. Je kunt hierbij denken aan zaken als:

  • Hoe vaak komt het proces voor?
  • Welke categoriën patienten/klanten zitten er in het proces?
  • Hoe snel wordt het proces/processtappen uitgevoerd?
  • Gaat het wel eens mis en hoe vaak?

Met de resultaten van je metingen vul je de vsm weer aan.

green belt worden?

Na de measure fase

De measure fase is pas ten einde, als je exact weet wat er gaande is in het proces. Het is namelijk belangrijk om niet op gevoel te oordelen, maar op feiten. Pas als je een compleet beeld hebt van het proces, is het tijd voor de volgende fase: analyseren.

De measure fase is de tweede fase van een lean project. Het in kaart brengen van het huidige proces staat hierin centraal. Dit is belangrijk, omdat je op basis van een goed beeld van het proces wilt gaan analyseren

De measure fase bestaat grofweg uit 3 verschillende activiteiten. In dit artikel lichten we ze voor je toe:

  • Een value stream map (vsm) maken
  • De value stream map aanvullen met informatie
  • De value stream map aanvullen met data uit metingen

Value stream map (VSM)

Doel van de measure fase: een goed beeld van het proces krijgen

De measure fase volgt op de ‘define’ fase. Hierin heb je het probleem wat je wilt onderzoeken concreet gemaakt, met een duidelijke doelstelling tot gevolg. Daarnaast is er een team samengesteld, en zijn de randvoorwaarden voor een goed project gesteld.

Het doel van de measure fase is vervolgens om een compleet beeld te krijgen van het proces waarin het probleem zich voordoet. Welke stappen worden er doorlopen, en wat gebeurt er daarin precies allemaal? Je rond de measure fase niet af voordat je dat allemaal in kaart hebt gebracht.

Stap 1: een value stream map (vsm) maken

Een vsm staat ook wel bekend als de ‘brown paper sessie’. Je gaat hierbij met het team aan de slag om het proces aan de hand van post it’s op een vel papier zo goed mogelijk in kaart te brengen.

Onder elke processtap worden de verschillende activiteiten uitgewerkt. Dit gebeurt op een gedetailleerd niveau, zodat iedereen snapt wat er precies gedaan wordt per processtap. Wil je weten hoe het maken van een value stream map precies in zijn werk gaat? Lees dan hier verder.

measure fase

Stap 2: de value stream map aanvullen met informatie

Als alle processtappen en bijbehorende activiteiten duidelijk zijn, ga je vervolgens de vsm aanvullen met informatie. Dit kan van alles zijn. Als het maar verduidelijkt wat er in het proces gebeurd. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan:

  • Screen shots van schermen die worden ingevuld
  • Een uitgeprint aanvraagformulier
  • Een lijstje met critera wat medewerkers in het proces altijd bij de hand hebben

Alle bijlagen worden aan de vsm toegevoegd. Als van een bepaalde activiteit nog niet helemaal duidelijk is hoe het in zijn werk gaat, ga je het gewoon een keer doorlopen. Oftewel, go to the Gemba!

 

meten proces

Stap 3: de value stream map aanvullen met data uit metingen

Soms wil je je vsm aanvullen met bepaalde gegevens, waarbij je erachter komt dat je die niet tot je beschikking hebt. Je moet dan het proces een aantal keer bekijken en daadwerkelijk gaan meten, zodat je kan zien wat er precies gebeurd. Je kunt hierbij denken aan zaken als:

  • Hoe vaak komt het proces voor?
  • Welke categoriën patienten/klanten zitten er in het proces?
  • Hoe snel wordt het proces/processtappen uitgevoerd?
  • Gaat het wel eens mis en hoe vaak?

Met de resultaten van je metingen vul je de vsm weer aan.

green belt worden?

Na de measure fase

De measure fase is pas ten einde, als je exact weet wat er gaande is in het proces. Het is namelijk belangrijk om niet op gevoel te oordelen, maar op feiten. Pas als je een compleet beeld hebt van het proces, is het tijd voor de volgende fase: analyseren.