Define fase: de eerste fase in een lean project

Waarom is de define fase zo belangrijk?

Binnen de lean six sigma filosofie voeren wij projecten uit volgens de DMAIC-structuur. De eerste fase staat voor ‘Define’. Hiermee bedoelen we letterlijk het definiëren van het project. We zorgen er hierbij voor dat de doelstelling SMART geformuleerd wordt, dat het team met elkaar op één lijn zit en er duidelijk is wat er wel en niet meegenomen wordt.

De Define fase is misschien wel dé belangrijkste fase van je project. Het zorgt ervoor dat zowel voor je team, als voor je opdrachtgever de doelstelling en de scope van het project duidelijk zijn. Zo krijg je later geen onenigheid over wat je tijdens het project allemaal mee neemt.

doelstelling lean

Dit klinkt redelijk simpel. Maar toch merken we vaak dat er te snel over deze fase heen wordt gestapt. Met als resultaat dat verwachtingen van mensen uit elkaar liggen. Dit heeft vooral vaak te maken met de kaders van een project. Als deze niet duidelijk afgebakend zijn, is de verleiding groot om er steeds meer dingen bij te pakken. En dat zorgt weer voor verwarring en miscommunicatie, vaak met vertraging tot gevolg.

De activiteiten in de Define fase

Maar wat doe je dan allemaal in de Define fase? We hebben de verschillende activiteiten voor je op een rijtje gezet.

  • Kick off:

Om te beginnen een kick-off met het team! Je hebt straks de gezamenlijke verantwoordelijkheid om het project succesvol te doorlopen, dat betekent dat je elkaar eerst beter moet leren kennen. Maar ook zaken als; wat vind je wel/niet prettig, hoe communiceren we met elkaar, hoe ga je om met afspraken, en welke afspraken maak je zijn bijvoorbeeld handig om te bespreken voordat je inhoudelijk van start gaat.hoe creeer je een goed presterend team

  • Doelstelling bepalen:

Dan, de doelstelling. De doelstelling komt altijd voort uit een probleem. Hiervan moet je eerst de achtergrond kennen. Het verschil tussen probleem en doelstelling is, is dat de doelstelling veel concreter is. Je gaat precies benoemen wat je gaat verbeteren, in welke mate of tijdsbestek, afhankelijk van waar je project over gaat. Oftewel, je gaat je probleemstelling SMART maken.

  • Kaders bepalen:

Onderdeel van de doelstelling is dat je de scope gaat bepalen. Dit gebeurt vaak met behulp van een SIPOC, hoe je dat precies doet kun je hier lezen. Je geeft hiermee de grenzen van het project aan. Wat neem je wel en niet mee, welke mensen betrek je (of juist niet) en pak je het hele proces, of maar een stukje?

  • Stakeholderanalyse & communicatieplan

Daarnaast doe je een stakeholderanalyse. Hierbij breng je in kaart wie er allemaal direct of indirect geraakt wordt door je project. De input hiervan gebruik je voor een communicatieplan: wie ga je, op welke manier, en wanneer, op de hoogte houden van wat je aan het doen bent?

Trainingen Lean People

De Define fase afronden

Alles wat je doet tijdens je project, beschrijf je in een project charter. Dit is je projectplan, samengevat op één A4 (hier kun je een template downloaden). Dit wordt ondertekend door de opdrachtgever, zodat er zwart op wit staat wat je precies gaat doen. Hier kun je als projectteam altijd op terugvallen.

Tijdens de Define fase (maar ook tijdens de rest van je project), zullen er ook zaken ter sprake komen die je niet op gaat pakken. Juist omdat ze buiten de scope vallen. Dat is niet erg, maar betekent niet dat je er nooit meer wat mee moet doen. In dit geval kun je ze parkeren op de parkeerplaats (een flip-over met een grote P), zodat ze in een later project wel opgepakt kunnen worden.

Door naar de volgende fase: Measure

Pas als al deze activiteiten goed zijn uitgevoerd er bij iedereen commitment is (inclusief opdrachtgever!) voor een helder doel, kun je door naar de volgende fase. Binnen lean projecten is dit de Measure (meet) fase. Ook hier zul je tegen dingen aanlopen die vragen oproepen over de scope. Je kunt dan altijd terugvallen op je project charter, die je evt. (en altijd in overleg met de opdrachtgever!) bij kunt stellen.

 

OOK INTERESSANT:

LinkedIn Lean People