fbpx

Lean six sigma projecten worden volgens een bepaalde structuur uitgevoerd, ook wel de ‘DMAIC structuur’ genoemd. DMAIC verwijst naar de beginletters van de verschillende fasen waaruit een project bestaat. Deze letters staan voor:

  • Define
  • Measure
  • Analyse
  • Improve
  • Control

Na het lezen van dit artikel weet je wat elke fase inhoudt en welke tools je hierbij kunt inzetten. Daarnaast geven we je een aantal tips die je helpen bij het gebruik van de DMAIC structuur.

dmaic structuur

Define

De eerste fase van de DMAIC structuur en de start van je lean six sigma verbeterproject begint met de  ‘Define’ fase. Je kunt dit zien als de voorbereiding op je project. Je verdiept je in deze fase in het ‘probleem’. Lean projecten draaien altijd om verbetering, daarom is het belangrijk om goed te begrijpen waar je precies last van hebt. Zijn dit hoge kosten, ontevreden klanten of voldoe je in je huidige werkwijze niet aan wet- en regelgeving?

Als de achtergrond helder is start je met inzoomen op het proces. In welke proces komt het probleem tot stand? Waar begint en eindigt dit proces precies en wie zijn erbij betrokken? Je komt hierachter door het proces op hoofdlijnen in kaart te brengen, dat kan met behulp van een SIPOC.

 

Define DMAIC

Vanuit daar werk je toe naar een probleemstelling die je zo SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel & Tijdsgebonden) mogelijk maakt. Dit geeft je een concreet doel om mee aan de slag te gaan. Alles wat je doet in deze fase van het project leg je vast in een ‘project charter’. Dit projectdocument vertelt in 1 A4 precies waar je mee aan de slag gaat. Dat is handig voor zowel het team als voor de opdrachtgever.

Tot slot zorg je ervoor dat je de juiste mensen betrekt bij je project. Je hebt mensen nodig die kunnen vertellen waar het in het proces mis gaat. Zij zijn immers degene die er elke dag mee bezig zijn. Het is dan ook aan te raden om voorgaande activiteiten met je team samen te doen!

Measure

Measure

De Measure fase draait om het in kaart brengen van de huidige situatie. Wat gebeurt er nu precies? Dit wordt vaak gedaan door het maken van een ‘value stream map’ (ook wel waardestroom analyse of vsm genoemd). Dit is een ‘brown paper sessie’ waarin alle activiteiten uit het proces op een post-it worden geschreven. Dat doe je samen met de mensen uit het proces. De activiteiten worden aangevuld met data. Hoe vaak wordt het proces doorlopen? Waar en hoe vaak gaat het mis? Je gaat pas door naar de volgende fase als je precies weet wat er allemaal in het proces gebeurt.

Analyse lean

Analyse

Vervolgens is het tijd voor een grondige analyse. Doel van deze fase is om de knelpunten en grondoorzaken helder in beeld te krijgen. Analyseren kan op veel verschillende manieren. Het ligt er per keer aan welke analyse je inzet. Een Ishikawa diagram, de 5x waarom? en klantwaarde analyses zijn veelgebruikte tools in deze fase. Uiteindelijk ontdek je waar in het proces de verspillingen zitten.

Improve lean

Improve

Uit de analyse fase komen een aantal grondoorzaken en kernproblemen naar voren. Dat zijn de dingen die je gaat oplossen! Het draait in de improve fase vooral om brainstormen, plannen uitwerken, deze aanscherpen en het daadwerkelijk implementeren van die plannen. The Liberating Structures zijn werkvormen die je kunnen helpen met brainstormen. Ook risico analyses, kanban borden en prestatieborden worden in deze fase veel ingezet.

Control lean

Control

De laatste fase is de control fase. Het doel van deze fase is zorgen dat de verbeteringen die je tot stand hebt gebracht ook geborgen blijven. Je wilt natuurlijk niet dat je over een paar maanden weer aan de slag kunt met een verbeterproject. Het is belangrijk dat je het proces blijft monitoren en mogelijk bijstuurt waar nodig. Hiervoor wordt vaak een out-of-control action plan gebruikt. Zo weet je precies wanneer je actie moet ondernemen en wat je dan precies moet doen. Uiteindelijk doel is om de procesverbeteringen stabiel te krijgen en deze vervolgens over te dragen aan de lijnorganisatie.

green belt training volgen DMAIC

5 Tips voor als je met de DMAIC structuur aan de slag gaat

  • Ga pas naar de volgende fase als de voorgaande fase helemaal is afgerond. Zo voorkom je dat je later in de problemen komt omdat iets toch nog niet helemaal duidelijk was.
  • Update in elke fase je project charter. Zo is het ook voor de opdrachtgever duidelijk wat er precies gebeurd is.
  • Houd je project charter beknopt (1 à 2 kantjes). Dit is moeilijker maar maakt wel dat je alles scherp moet definiëren. Dat gaat je helpen tijdens je project.
  • Zorg dat de juiste mensen in je team zitten. Het is zonde als je er tijdens je project achter komt dat je expertise/kennis mist.
  • Sluit de define fase niet te snel af. Doe dit pas als je helemaal duidelijk hebt wat je precies gaat doen. Een goed begin is echt het halve werk!

Lean six sigma projecten worden volgens een bepaalde structuur uitgevoerd, ook wel de ‘DMAIC structuur’ genoemd. DMAIC verwijst naar de beginletters van de verschillende fasen waaruit een project bestaat. Deze letters staan voor:

  • Define
  • Measure
  • Analyse
  • Improve
  • Control

Na het lezen van dit artikel weet je wat elke fase inhoudt en welke tools je hierbij kunt inzetten. Daarnaast geven we je een aantal tips die je helpen bij het gebruik van de DMAIC structuur.

DMAIC structuur

Define

De eerste fase van de DMAIC structuur en de start van je lean six sigma verbeterproject begint met de  ‘Define’ fase. Je kunt dit zien als de voorbereiding op je project. Je verdiept je in deze fase in het ‘probleem’. Lean projecten draaien altijd om verbetering, daarom is het belangrijk om goed te begrijpen waar je precies last van hebt. Zijn dit hoge kosten, ontevreden klanten of voldoe je in je huidige werkwijze niet aan wet- en regelgeving?

Als de achtergrond helder is start je met inzoomen op het proces. In welke proces komt het probleem tot stand? Waar begint en eindigt dit proces precies en wie zijn erbij betrokken? Je komt hierachter door het proces op hoofdlijnen in kaart te brengen, dat kan met behulp van een SIPOC.

 

Define DMAIC

Vanuit daar werk je toe naar een probleemstelling die je zo SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel & Tijdsgebonden) mogelijk maakt. Dit geeft je een concreet doel om mee aan de slag te gaan. Alles wat je doet in deze fase van het project leg je vast in een ‘project charter’. Dit projectdocument vertelt in 1 A4 precies waar je mee aan de slag gaat. Dat is handig voor zowel het team als voor de opdrachtgever.

Tot slot zorg je ervoor dat je de juiste mensen betrekt bij je project. Je hebt mensen nodig die kunnen vertellen waar het in het proces mis gaat. Zij zijn immers degene die er elke dag mee bezig zijn. Het is dan ook aan te raden om voorgaande activiteiten met je team samen te doen!

Measure

Measure

De Measure fase draait om het in kaart brengen van de huidige situatie. Wat gebeurt er nu precies? Dit wordt vaak gedaan door het maken van een ‘value stream map’ (ook wel waardestroom analyse of vsm genoemd). Dit is een ‘brown paper sessie’ waarin alle activiteiten uit het proces op een post-it worden geschreven. Dat doe je samen met de mensen uit het proces. De activiteiten worden aangevuld met data. Hoe vaak wordt het proces doorlopen? Waar en hoe vaak gaat het mis? Je gaat pas door naar de volgende fase als je precies weet wat er allemaal in het proces gebeurt.

Analyse lean

Analyse

Vervolgens is het tijd voor een grondige analyse. Doel van deze fase is om de knelpunten en grondoorzaken helder in beeld te krijgen. Analyseren kan op veel verschillende manieren. Het ligt er per keer aan welke analyse je inzet. Een Ishikawa diagram, de 5x waarom? en klantwaarde analyses zijn veelgebruikte tools in deze fase. Uiteindelijk ontdek je waar in het proces de verspillingen zitten.

Improve lean

Improve

Uit de analyse fase komen een aantal grondoorzaken en kernproblemen naar voren. Dat zijn de dingen die je gaat oplossen! Het draait in de improve fase vooral om brainstormen, plannen uitwerken, deze aanscherpen en het daadwerkelijk implementeren van die plannen. The Liberating Structures zijn werkvormen die je kunnen helpen met brainstormen. Ook risico analyses, kanban borden en prestatieborden worden in deze fase veel ingezet.

Control lean

Control

De laatste fase is de control fase. Het doel van deze fase is zorgen dat de verbeteringen die je tot stand hebt gebracht ook geborgen blijven. Je wilt natuurlijk niet dat je over een paar maanden weer aan de slag kunt met een verbeterproject. Het is belangrijk dat je het proces blijft monitoren en mogelijk bijstuurt waar nodig. Hiervoor wordt vaak een out-of-control action plan gebruikt. Zo weet je precies wanneer je actie moet ondernemen en wat je dan precies moet doen. Uiteindelijk doel is om de procesverbeteringen stabiel te krijgen en deze vervolgens over te dragen aan de lijnorganisatie.

green belt training volgen DMAIC

5 Tips voor als je met de DMAIC structuur aan de slag gaat

  • Ga pas naar de volgende fase als de voorgaande fase helemaal is afgerond. Zo voorkom je dat je later in de problemen komt omdat iets toch nog niet helemaal duidelijk was.
  • Update in elke fase je project charter. Zo is het ook voor de opdrachtgever duidelijk wat er precies gebeurd is.
  • Houd je project charter beknopt (1 à 2 kantjes). Dit is moeilijker maar maakt wel dat je alles scherp moet definiëren. Dat gaat je helpen tijdens je project.
  • Zorg dat de juiste mensen in je team zitten. Het is zonde als je er tijdens je project achter komt dat je expertise/kennis mist.
  • Sluit de define fase niet te snel af. Doe dit pas als je helemaal duidelijk hebt wat je precies gaat doen. Een goed begin is echt het halve werk!