Een perfecte project charter in 6 stappen!

In 6 stappen naar een perfecte project charter!

In een lean six sigma project gebruiken we een project charter in plaats van een projectplan. Dit komt door het verschil tussen traditionele projecten en de lean approach. In een lean six sigma project is de oplossing op voorhand nog niet bekend. Daarom heeft het ook weinig nut om van tevoren een projectplan te schrijven. Je weet namelijk nog helemaal niet wat je aan het einde van je project gaat opleveren.

We verspillen daarom in de beginfase van het project ook geen tijd om daarover na te denken. Een project charter is een document waar precies op staat wat je nodig hebt: niets meer en niets minder. In dit artikel vertellen we je hoe je de perfecte project charter opstelt.

Project charter template

Wat is een project charter?

De project charter is een stuk papier met een aantal ‘blokken’ er op. In deze blokken zet je beknopt de informatie over jouw project.  Dat doe je aan begin van je project (de define fase).

De project charter kun je in eerste instantie prima op een flip-over invullen. Je schrijft de informatie dan op Post-its, want de ervaring is dat je dit eerst een aantal keer verder zal aanscherpen. Zo kun je dit gemakkelijk met je project team uitwerken en de project charter steeds verder aanscherpen. Je kunt je project charter dan later ook digitaal invullen als je dat handig vindt.

Wat staat er op zo’n project charter?

Er is geen vast format voor een project charter. Maar een aantal zaken zijn toch wel handig om minimaal op je project charter te vermelden. De onderstaande zes stappen doorloop je in ieder geval:

  1. Titel: geef je project een relevante en korte titel.
  2. Aanleiding: hier beschrijf je waarom je met dit project gaat starten. Is de werkdruk erg hoog? Zijn de klanten ontvreden? Lopen de patienten een risico? Stijgen de kosten? Probeer dit zoveel als je kunt al meetbaar te maken. Ga daarvoor ook kijken, luisteren en meelopen op de wervloer. Zo krijg je echt goed begrip van het probleem en kun je de aanleiding nog beter beschrijven. Kortom; waarom dit en waarom nu?
  3. Scope van je project: aan welk (deel van het) proces ga je sleutelen? Een handige tool om dit uit te werken is de SIPOC. Wil je nog eens teruglezen hoe je de SIPOC goed kunt inzetten? Dat kan hier.
  4. Projectdoelstelling: vanuit de aanleiding en scope bepaal je wat je gaat bereiken. Bijvoorbeeld het verlagen van het % uitval of het verkorten van de doorlooptijd van het proces. Zorg dat je doelstelling SMART is zodat je aan het einde van je project echt kunt toetsen of je deze gehaald hebt.
  5. Het team: wie ga je betrekken in dit project? Liefst zo concreet mogelijk, dus geen functies maar namen!
  6. Akkoord: zorg dat er een opdrachtgever is die tekent voor akkoord. Zonder akkoord kun je niet starten. Wie in de organisatie heeft er belang bij dat je het probleem (zoals je hebt beschreven bij de aanleiding) gaat oplossen? Wie zorgt ervoor dat er mensen worden vrijgemaakt om hier tijd aan te besteden? Wie ‘verkoopt’ jouw project in de organisatie? Deze persoon is jouw opdrachtgever en tekent voor akkoord op:
    • Het juiste probleem
    • De juiste scope
    • De juiste doelstelling
    • Het juiste team

Onderdelen perfecte project charter

Project charter af?

Heb je naast de bovenstaande onderwerpen nog behoefte aan andere informatie op de project charter? Vul gerust aan! Zorg er alleen wel voor dat het een overzichtelijk document blijft. Ook kun je de project charter gedurende het project aanpassen, vaak gebeurt dit omdat je door voortschrijdend inzicht het probleem nog beter gaat begrijpen. Zorg wel dat je dit altijd afstemt met de opdrachtgever. Een volgende stap is het maken van de value stream map van het proces. Hoe je dat doet lees je hier. Wil je meer weten over de DMAIC project structuur, dat kan hier.

Wil je direct aan de slag met een handig template? Je download het hier.

Lean People project charter download

Ook interessant:

LinkedIn Lean People

Trainingen Lean People