fbpx
Leestijd: 10 minuten

Efficiënter werken, wie wil dat nou niet?! Heb je dat ook wel eens, dat je na een dag werken je afvraagt wat je nou eigenlijk gedaan hebt? Je hebt ontzettend veel te doen, maar toch blijven er altijd een aantal to do’s over. Dit zorgt ervoor dat je de dag niet met een voldaan gevoel kunt afsluiten. Niet echt goed voor je motivatie.

In dit artikel geven we je 10 manieren waarop je efficiënter kunt werken. Zo houd je tijd over waardoor je meer kunt doen en sluit je met een goed gevoel jouw werkdag af!

1. | Verzamel alle werkzaamheden op één plek

Vaak komen werkzaamheden van alle kanten op je af. Er komen mailtjes binnen, klanten bellen en collega’s vragen je terloops wat voor ze te doen. Overzicht creëren in alles wat je nog moet doen kan helpen. Zelf bundel ik alle dingen die ik moet doen op een TO DO-lijst. Ik gebruik hier Trello voor, maar ook todoist, Microsoft to do en Things zijn handige apps. Zorg dat je altijd bij je TO DO lijst kunt, zowel achter je computer als mobiel.

efficiënter werken

2. | Handel zaken die minder dan een minuut duren direct af

Vaak is mail een grote bron van werkzaamheden. Als je je mail leest (doe dit bijvoorbeeld op drie vaste momenten op de dag), handel dan zaken die minder dan een minuut duren direct af. Dingen die meer tijd vergen, komen op je TO DO-lijst te staan. Als de actie eenmaal op je TO DO-lijst staat, kun je de mail archiveren. Dit zorgt voor een opgeruimde inbox, dat geeft weer meer rust.

3. | Bepaal van tevoren wat je gaat doen

Kijk voor dat je aan je werkdag begint welke werkzaamheden er op je lijst staan en bepaal welke werkzaamheden je die dag wil gaan oppakken. Wees hier realistisch in. Op het moment dat je alle werkzaamheden gedaan hebt die je wilde doen, stop dan met werken. Soms is dat eerder dan verwacht, soms moet je nog even wat langer door.

Op deze manier sluit je een dag met een voldaan gevoel af, je hebt gedaan wat je wilde doen! Merk je dat je vaak te veel inplant voor jezelf?  Zorg dat dit een leerpunt is.

tips efficiënter werken

4. | Bepaal de volgorde van werkzaamheden en wissel af

Kijk goed naar de volgorde waarin je met zaken aan de slag gaat. Vaak heb je in de ochtend meer concentratie. Dan kun je dingen oppakken waar je veel bij moet nadenken. In de middag kun je dan met de meer praktische zaken aan de slag.

Ook kan het fijn zijn om werkzaamheden met elkaar af te wisselen. Wat je hierin fijn vindt, is voor iedereen anders. Zet de werkzaamheden in je to do-lijst op volgorde waarin je ze gaat oppakken, dan hoef je daar later niet meer over na te denken. Wel is het handig om de dingen met de meeste prioriteit eerst op te pakken. Voor het bepalen van wat op dat moment belangrijk is, gebruik ik zelf vaak een eisenhower matrix.

eisenhower matrix

5. | Werk aan één ding tegelijk en laat je niet afleiden

Je kent het wel: een collega belt met een vraag en daar wil je direct induiken. Maar eigenlijk was je met iets anders bezig. Voor de ‘flow’ van je werkzaamheden is het beter als je eerst afrondt waar je mee bezig was. Zelf los ik dit op door werkzaamheden van de kolom TO DO naar DOING te slepen. Collega’s lachen me hierom uit. “Voor wie doe je dit, het is niet zo dat iemand controleert waar je mee bezig bent”. Maar mijzelf helpt het enorm. De actie die voortkomt uit de vraag van de collega komt bij de andere TO DO’S (op volgorde van prioriteit), de kolom DOING herinnert mij eraan dat ik op dit moment met iets anders bezig ben.

6. | Ruim tijd in voor onverwachte zaken

Je bent net begonnen aan de werkdag, hebt prioriteiten bepaald en je planning is klaar. Maar dan word je gebeld met een spoedvraag, die echt nu opgepakt moet worden. Zucht. Dat soort dingen gebeuren. Het kan helpen als je standaard tijd inruimt voor onverwachte zaken. Er komen nou eenmaal vaak wel wat dingen tussendoor. Is de spoedvraag zo groot dat het je hele planning in de war schopt? Herzie dan gewoon je planning (op basis van wat prioriteit heeft!).

Ben je net begonnen, komt er opeens van alles tussendoor…

7. | Zorg voor een opgeruimde werkomgeving

Hoe minder prikkels je hersens hoeven te verwerken, hoe minder je afgeleid wordt. Dit komt de focus waarin je kunt werken ten goede. Een opgeruimde werkomgeving helpt hierbij. Minder spullen zorgen voor meer rust. Soms kun je ook te weinig prikkels hebben voor hetgeen je moet doen. Ga dan gewoon even ergens anders zitten. Afwisseling van werkplek is sowieso goed!

8. | Haal werkzaamheden waar je niets mee kunt van je TO DO-lijst

Soms heb je werkzaamheden op je TO DO-lijst staan, waar je op dit moment niet zoveel mee kunt. Bijvoorbeeld een offerte die je nog moet versturen, maar die eerst gecheckt wordt door een collega. Of een beleidsstuk dat je wil gaan schrijven, maar waarvoor je nog input moet ontvangen. Om te voorkomen dat deze acties mijn lijst vervuilen, heb ik hier een speciale kolom voor: ‘WACHTEN OP’. Hierop komen dingen die ik moet afwachten, in de gaten moet houden of later nog eens moet checken.

to do doing done

9. | Ruim tijd in voor ontspanning

Zeker nu we veel thuis werken, mis je de spontane ontspanningsmomentjes tussendoor. Een praatje bij het koffiezetapparaat of een collega die even langsloopt. Ontspanning is juist zo belangrijk, niemand kan 8 uur aan één stuk gefocust werken.

Zorg dan ook dat je tijd inplant voor ontspanning. Bepaal echt van tevoren wanneer je dit doet en hoe. Een kwartiertje koffie drinken, een uur een rondje lopen, een minuutje planken: het kan allemaal. Zorg dat je ook echt even ontspant, door de tijdlijn op de socials scrollen valt daar niet onder!

10. Laat dingen aan anderen over en doe aan verwachtingsmanagement

Oké, deze laatste tip zijn er eigenlijk twee. Vaak willen we te veel werk zelf oppakken, terwijl anderen dit ook prima kunnen doen. Je denkt vaak: ‘als ik het zelf doe gaat het sneller en beter’. Maar toch kun je sommige zaken beter door anderen op laten pakken. Op deze manier houd jij tijd over én ontwikkelen anderen zich op gebieden waardoor ze meer van waarde zijn.

Daarnaast is het altijd goed om aan verwachtingsmanagement te doen. Niet alleen voor anderen, maar ook omdat het jezelf rust geeft. Niet alles hoeft altijd direct. “Ik stuur je eind volgende week iets op”, voldoet vaak prima. En vraag anders gewoon: wanneer heb jij … van mij nodig?

Voor wanneer heb jij hiervoor input van mij nodig?

Efficiënter werken begint bij jezelf

Zoals je ziet zijn er verschillende handigheidjes die jou helpen om efficiënter te werken. Niet heel ingewikkeld, maar ze vragen vaak wel om een aanpassing van gedrag. En dat is wat het vaak zo moeilijk maakt. Pas deze tips daarom één voor één toe. Gaat het een tijdje goed, breid het dan uit. Je zult zien dat het je gaat helpen om efficiënter te werken!

e-book lean six sigma

Efficiënter werken, wie wil dat nou niet?! Heb je dat ook wel eens, dat je je na een dag werken je afvraagt wat je nou eigenlijk gedaan hebt? Je hebt ontzettend veel te doen, maar toch blijven er altijd een aantal to do’s over. Dit zorgt ervoor dat je de dag niet met een voldaan gevoel kunt afsluiten. Niet echt goed voor je motivatie.

In dit artikel geven we je 10 manieren waarop je efficiënter kunt werken. Zo houd je tijd over waardoor je meer kunt doen en sluit je met een goed gevoel jouw werkdag af!

1. | Verzamel alle werkzaamheden op één plek

Vaak komen werkzaamheden van alle kanten op je af. Er komen mailtjes binnen, klanten bellen en collega’s vragen je terloops wat voor ze te doen. Overzicht creëren in alles wat je nog moet doen kan helpen. Zelf bundel ik alle dingen die ik moet doen op een TO DO-lijst. Ik gebruik hier Trello voor, maar ook todoist, Microsoft to do en Things zijn handige apps. Zorg dat je altijd bij je TO DO-lijst kunt, zowel achter je computer als mobiel.

efficiënter werken

2. | Handel zaken die minder dan een minuut duren direct af

Vaak is mail een grote bron van werkzaamheden. Als je je mail leest (doe dit bijvoorbeeld op drie vaste momenten op de dag), handel dan zaken die minder dan een minuut duren direct af. Dingen die meer tijd vergen, komen op je TO DO-lijst te staan. Als de actie eenmaal op je TO DO-lijst staat, kun je de mail archiveren. Dit zorgt voor een opgeruimde inbox, dat geeft weer meer rust.

3. | Bepaal van tevoren wat je gaat doen

Kijk voordat je aan je werkdag begint welke werkzaamheden er op je lijst staan en bepaal welke werkzaamheden je die dag wil gaan oppakken. Wees hier realistisch in. Op het moment dat je alle werkzaamheden gedaan hebt die je wilde doen, stop dan met werken. Soms is dat eerder dan verwacht, soms moet je nog even wat langer door.

Op deze manier sluit je een dag met een voldaan gevoel af, je hebt gedaan wat je wilde doen! Merk je dat je vaak te veel inplant voor jezelf?  Zorg dat dit een leerpunt is.

tips efficiënter werken

4. | Bepaal de volgorde van werkzaamheden en wissel af

Kijk goed naar de volgorde waarin je met zaken aan de slag gaat. Vaak heb je in de ochtend meer concentratie. Dan kun je dingen oppakken waar je veel bij moet nadenken. In de middag kun je dan met de meer praktische zaken aan de slag.

Ook kan het fijn zijn om werkzaamheden met elkaar af te wisselen. Wat je hierin fijn vindt, is voor iedereen anders. Zet de werkzaamheden in je to do-lijst op volgorde waarin je ze gaat oppakken, dan hoef je daar later niet meer over na te denken. Wel is het handig om de dingen met de meeste prioriteit eerst op te pakken. Voor het bepalen van wat op dat moment belangrijk is, gebruik ik zelf vaak een eisenhower matrix.

eisenhower matrix

5. | Werk aan één ding tegelijk en laat je niet afleiden

Je kent het wel: een collega belt met een vraag en daar wil je direct induiken. Maar eigenlijk was je met iets anders bezig. Voor de ‘flow’ van je werkzaamheden is het beter als je eerst afrondt waar je mee bezig was. Zelf los ik dit op door werkzaamheden van de kolom TO DO naar DOING te slepen. Collega’s lachen me hierom uit. “Voor wie doe je dit, het is niet zo dat iemand controleert waar je mee bezig bent”. Maar mijzelf helpt het enorm. De actie die voortkomt uit de vraag van de collega komt bij de andere TO DO’S (op volgorde van prioriteit), de kolom DOING herinnert mij eraan dat ik op dit moment met iets anders bezig ben.

6. | Ruim tijd in voor onverwachte zaken

Je bent net begonnen aan de werkdag, hebt prioriteiten bepaald en je planning is klaar. Maar dan word je gebeld met een spoedvraag, die echt nu opgepakt moet worden. Zucht. Dat soort dingen gebeuren. Het kan helpen als je standaard tijd inruimt voor onverwachte zaken. Er komen nou eenmaal vaak wel wat dingen tussendoor. Is de spoedvraag zo groot dat het je hele planning in de war schopt? Herzie dan gewoon je planning (op basis van wat prioriteit heeft!).

Ben je net begonnen, komt er opeens van alles tussendoor…

7. | Zorg voor een opgeruimde werkomgeving

Hoe minder prikkels je hersens hoeven te verwerken, hoe minder je afgeleid wordt. Dit komt de focus waarin je kunt werken ten goede. Een opgeruimde werkomgeving helpt hierbij. Minder spullen zorgen voor meer rust. Soms kun je ook te weinig prikkels hebben voor hetgeen je moet doen. Ga dan gewoon even ergens anders zitten. Afwisseling van werkplek is sowieso goed!

8. | Haal werkzaamheden waar je niets mee kunt van je TO DO-lijst

Soms heb je werkzaamheden op je TO DO-lijst staan, waar je op dit moment niet zoveel mee kunt. Bijvoorbeeld een offerte die je nog moet versturen, maar die eerst gecheckt wordt door een collega. Of een beleidsstuk dat je wil gaan schrijven, maar waarvoor je nog input moet ontvangen. Om te voorkomen dat deze acties mijn lijst vervuilen, heb ik hier een speciale kolom voor: ‘WACHTEN OP’. Hierop komen dingen die ik moet afwachten, in de gaten moet houden of later nog eens moet checken.

to do doing done

9. | Ruim tijd in voor ontspanning

Zeker nu we veel thuis werken, mis je de spontane ontspanningsmomentjes tussendoor. Een praatje bij het koffiezetapparaat of een collega die even langsloopt. Ontspanning is juist zo belangrijk, niemand kan 8 uur aan één stuk gefocust werken.

Zorg dan ook dat je tijd inplant voor ontspanning. Bepaal echt van tevoren wanneer je dit doet en hoe. Een kwartiertje koffie drinken, een uur een rondje lopen, een minuutje planken: het kan allemaal. Zorg dat je ook echt even ontspant, door de tijdlijn op de socials scrollen valt daar niet onder!

10. Laat dingen aan anderen over en doe aan verwachtingsmanagement

Oke, deze laatste tip zijn er eigenlijk twee. Vaak willen we te veel werk zelf oppakken, terwijl anderen dit ook prima kunnen doen. Je denkt vaak: ‘als ik het zelf doe gaat het sneller en beter’. Maar toch kun je sommige zaken beter door anderen op laten pakken. Op deze manier houd jij tijd over én ontwikkelen anderen zich op gebieden waardoor ze meer van waarde zijn.

Daarnaast is het altijd goed om aan verwachtingsmanagement te doen. Niet alleen voor anderen, maar ook omdat het jezelf rust geeft. Niet alles hoeft altijd direct. “Ik stuur je eind volgende week iets op”, voldoet vaak prima. En vraag anders gewoon: wanneer heb jij … van mij nodig?

Voor wanneer heb jij hiervoor input van mij nodig?

Efficiënter werken begint bij jezelf

Zoals je ziet zijn er verschillende handigheidjes die jou helpen om efficiënter te werken. Niet heel ingewikkeld, maar ze vragen vaak wel om een aanpassing van gedrag. En dat is wat het vaak zo moeilijk maakt. Pas deze tips daarom één voor één toe. Gaat het een tijdje goed, breid het dan uit. Je zult zien dat het je gaat helpen om efficiënter te werken!

e-book lean six sigma