Organisatie

De KSU (Katholieke Scholenstichting Utrecht) is een professionele organisatie voor primair onderwijs. Zo’n 700 medewerkers verzorgen direct of indirect het onderwijs aan 6.600 kinderen. De KSU bestuurt en beheert in de stad Utrecht 25 basisscholen verdeeld over 31 locaties.

Wat

In een aantal verschillende sessies zijn met behulp van een VSM (Value Stream Map) een aantal processen in kaart gebracht. Het ging hierbij om de processen werving & selectie, in- en uitdiensttredingen facturering. Aan de hand van de VSM’s zijn knelpunten en verspillingen gesignaleerd. Verbeterpunten zijn besproken en er zijn concrete afspraken gemaakt om deze verbeteringen door te voeren.

 

Resultaat

Op verschillende vlakken zijn er verbeteringen doorgevoerd. Dit zijn onder andere:

  • Standaardproces ingericht in workflow systeem
  • Standaard sjablonen voor brieven
  • Automatisch verzenden van bijvoorbeeld ontvangstbevestigingen
  • Stappen worden eerder in het proces uitgevoerd zodat de doorlooptijd verminderd (bijv. het aanvragen van een VOG)
  • Duidelijke werkafspraken over factureren/declareren, wat er gebeurd bij afkeur en welke facturen wel/niet in behandeling worden genomen