Hoe kun je medewerkers
Meenemen in
een nieuwe werkwijze?
In elke training krijgen we de vraag: “hoe kan ik collega’s en medewerkers meenemen in een nieuwe werkwijze”? Een terechte vraag, want dat is ook heel moeilijk! Als je met lean bezig gaat zie je opeens overal mogelijkheden voor verandering en oplossingen voor problemen. Maar jouw collega’s zijn daar misschien niet mee bezig en vragen zich af waarom het allemaal anders moet.
In deze blog lees je in drie vragen hoe je daar mee om kan gaan en wat je kan doen om je collega’s ook enthousiast te maken zodat je ze uiteindelijk kunt meenemen in de nieuwe werkwijze.
Dat lijkt niet alleen zo, dat is zo! Maar: mensen kunnen daar niets aan doen. Op het moment dat jij een proces gaat verbeteren waarin je met meerdere collega’s werkt, ga je een werkwijze veranderen. Je vraagt dus van je collega’s of zij hun oude werkwijze (en gewoontes) los kunnen laten. Dus eigenlijk vraag je of ze hun gedrag willen veranderen. En weerstand is een primaire reactie op gedragsverandering. Ons brein is namelijk geneigd om de weg van de minste weerstand te kiezen en daarmee fouten of ongemak te vermijden.
Als een proces wordt verbeterd en een werkwijze wordt veranderd, moeten jij en je collega’s opeens nadenken over werkzaamheden die we daarvoor misschien wel routinematig konden uitvoeren. Dit ervaren we als ongemak en we zijn bang om fouten te maken. Stel je voor dat je je sleutels altijd op een kastje naast de voordeur bewaart. Je besluit het kastje te verplaatsen naar de slaapkamer en je sleutels voortaan te bewaren in je tas. De eerst volgende keer dat je de deur uit gaat zal je automatisch naar het kastje lopen om je sleutels te pakken. Dit is gewoontegedrag, je bent zo geprogrammeerd. Pas daarna zal je beseffen dat je sleutels niet meer daar liggen en bedenken dat ze al in je tas zitten. Dus als het lijkt alsof je collega’s je tegenwerken of niet mee willen doen, bedenk dan dat dit komt doordat je ze vraagt hun gedrag te veranderen.
Het belangrijkste is dat mensen zelf gemotiveerd zijn om hun gedrag te veranderen. Ze moeten zelf inzien dat jouw idee voor het verbeteren van een proces een goed idee is. Of dat jouw idee ze iets op gaat leveren, zoals meer kwaliteit of meer tijd. Als je dus wil dat je collega’s mee gaan in de verandering, moet je ze meenemen in de nieuwe werkwijze. Door ze inspraak te geven en hun ideeën mee te nemen, is de kans groot dat ze zelf ook enthousiast raken. Het is voor een eerste project aan te raden om een probleem te kiezen waar iedereen last van heeft. Hierdoor zal iedereen blij zijn dat je dit op gaat pakken en zijn je collega’s dus al gemotiveerd.
Voor een volgend lean project heb je jezelf dan al populair gemaakt en zullen ze automatisch meer vertrouwen in deze aanpak hebben. Daarnaast is het handig om tijdens je verbeterproject zo veel mogelijk te laten zien wat je aan het doen bent. Je zou op een centrale plek een verbeterbord kunnen installeren of af en toe een nieuwsbrief kunnen rondsturen. Hierdoor kunnen je collega’s al wennen aan het idee dat er iets gaat veranderen of krijgen ze zelf ook goede ideeën.
Zorg voor een prikkel die mensen herinnert aan de nieuwe werkwijze. Spreek af met elkaar vanaf welk moment je de nieuwe werkwijze volgt. Vanaf dit moment bouw je prikkels in die jou en je collega’s herinneren aan het nieuwe gedrag. Hang een briefje op een logische plek, bespreek tijdens de dagstart het nieuwe proces, maak eventuele nieuwe resultaten visueel. Mensen moeten constant herinnerd worden aan de nieuwe werkwijze. Daarnaast is het goed om vaak te evalueren. Een goed idee of verbetering is niet meteen af, of klaar, er is ruimte nodig om het bij te schaven. Bespreek welke belemmeringen jullie nog ervaren die het nieuwe gedrag lastig maken. En last but not least, we zeggen dit vaker: vier successen! Laat zien wat je heb bereikt en vier dit, dan blijft iedereen enthousiast en gemotiveerd.
Wil jij niet alleen leren hoe je verbeteringen kunt doorvoeren binnen je organisatie, maar ook je mensen daarbij betrekt? Dan is de green belt training wat voor jou? Bekijk voor een volledig overzicht van onze trainingen de trainingspagina.
Een goede projectmanager leidt meestal grote projecten waar meerdere subprojecten onder vallen. Een leuke en uitdagende rol! Wat is er nodig om deze rol goed uit te voeren?
Makigami is een vorm van waardestroomanalyse, specifiek ontworpen om inzicht te geven in de stroom van werk en informatie. Je brengt het huidige proces in kaart en analyseert waar knelpunten zitten.
Een visgraatdiagram, ook bekend als Ishikawa, klinkt misschien als een exotisch Japans gerecht. Maar net als alle andere (soms gekke) lean termen, is het een handige tool om tot een oorzaakanalyse te komen.