fbpx
Leestijd: 6 minuten

Heb jij ook vaak zo veel dingen te doen dat je niet weet waar je moet beginnen? Eindeloze to-dolijstjes waar geen einde aan lijkt te komen? Dan kan het helpen om goed prioriteiten te stellen. Zelf doe ik dat vaak aan de hand van een prioriteitenmatrix.

Ik dit artikel vertel ik je meer over hoe je:

  • Werkzaamheden indeelt in de prioriteitenmatrix
  • Hoe je verschillende werkzaamheden vervolgens oppakt
  • Geef ik je tips die je helpen bij het prioriteren

eisenhower matrix

De prioriteitenmatrix (Eisenhower matrix)

Een prioriteitenmatrix helpt je bij het beslissen over welke taken je nú op gaat pakken. En welke andere taken je (voorlopig) even laat voor wat het is. Dit doen je door te kijken naar hoe urgent en belangrijk de taak is:

  • Urgent: moet het snel gebeuren?
  • Belangrijk: wat levert het je op?

Als je een kwadrant vult met alle opties, levert dit uiteindelijk 4 mogelijkheden op.

  1.  Belangrijk en urgent: doe het nu!
  2.  Belangrijk, maar niet urgent: plan het in
  3.  Urgent, maar niet belangrijk: delegeer
  4.  Niet urgent en niet belangrijk: doe niet!
prioriteren

Belangrijk & urgent: dit moet nu!

Werkzaamheden die belangrijk en urgent zijn, moet je zo snel mogelijk oppakken. Dit zijn namelijk de zaken die waarde opleveren, voor jou of voor je klant.

Het kan helpen deze werkzaamheden voor jezelf op een rijtje te zetten in de vorm van een to-dolijst. Hierin kun je ook nog onderscheid maken welke werkzaamheden nóg urgenter en belangrijker zijn dan andere werkzaamheden. Op deze manier begin je altijd met de meest belangrijke taak. Ook kun je onderscheid maken tussen de verschillende soorten werkzaamheden. Is iets:

  • Om over na te denken?
  • Gewoon uit te voeren (doen)?
  • Of moet je iets uitwerken?

Dit kan je mee nemen in de volgorde van je to-dolijst, om zo verschillende soorten werkzaamheden met elkaar af te wisselen. Zelf werk ik met Trello, waarbij je makkelijk to do’s kunt aanmaken waar je labels aan hangt.

prioriteren

Belangrijk, maar niet urgent: plan in

Dingen die belangrijk zijn maar niet urgent, hoeven niet altijd direct uitgevoerd te worden. Wel is het handig om deze werkzaamheden te plannen,  omdat ze wel belangrijk zijn en dus waarde opleveren. 

Houd bij je planning rekening met je dag/weekindeling. Zo is bewezen dat je in het begin van een werkweek meer concentratie hebt. Moet je over dingen nadenken of iets uitwerken, plan ze dan in het begin van de week. Ook kan het handig zijn om daaromheen even niets anders te doen. 

Moet je iets uitvoeren, dan kan dat ook later in de week. Soms zijn dit ook dingen die je ergens tussendoor even doet. Ook kun je rekening houden met werk in de ochtend/middag/avond. Wat je hierin fijn vindt is per persoon anders. 

variatie verminderen

Urgent, maar niet belangrijk: delegeer

Voor veel mensen is er winst te behalen op dit punt. Je hoeft namelijk niet altijd alles zelf te doen. Is iets urgent, maar niet belangrijk? Delegeer het!

Het delegeren van werkzaamheden heeft twee voordelen:

  • Je ontlast jezelf als bottleneck
  • Andere mensen ontwikkelen zich door meer werkzaamheden op te pakken

Goed delegeren is een kunst, maar kan je heel veel opleveren!

theory of constraints bottleneck

Niet urgent en niet belangrijk: niet doen!

Over deze werkzaamheden kunnen we kort zijn. Is iets niet belangrijk en niet urgent? Doe het niet! Het gaat je (of je klanten) namelijk niets opleveren. Komt een taak steeds vaker terug? Dan wordt het vanzelf een keer urgent en/of belangrijk.

Tips die je helpen met prioriteren

Een aantal tips die je helpen met prioriteren:

  • Verzamel alles wat je moet doen op een to-dolijst.
  • Loop hier elke dag voordat je aan het werk gaat even doorheen. Zijn er prioriteiten gewijzigd? Neem dit dan mee in je dagplanning.
  • Maak een dag en een weekplanning. Welke dingen wil je oppakken?  Houd hierbij ook ruimte voor onvoorziene werkzaamheden.
  • Maak werkzaamheden visueel. Dit kan door middel van en to do/doing/done bord, maar ook labels en kleuren helpen hierbij.
  • Kies een geschikte tool die je hierin ondersteunt. Zorg er daarnaast voor dat deze tool altijd benaderbaar is (via tablet/mobiel/laptop).

Heb jij ook vaak zo veel dingen te doen dat je niet weet waar je moet beginnen? Eindeloze to-dolijstjes waar geen einde aan lijkt te komen? Dan kan het helpen om goed prioriteiten te stellen. Zelf doe ik dat vaak aan de hand van een prioriteitenmatrix.

Ik dit artikel vertel ik je meer over hoe je:

  • Werkzaamheden indeelt in de prioriteitenmatrix
  • Hoe je verschillende werkzaamheden vervolgens oppakt
  • Geef ik je tips die je helpen bij het prioriteren

eisenhower matrix

De prioriteitenmatrix (Eisenhower matrix)

Een prioriteitenmatrix helpt je bij het beslissen over welke taken je nú op gaat pakken. En welke andere taken je (voorlopig) even laat voor wat het is. Dit doen je door te kijken naar hoe urgent en belangrijk de taak is:

  • Urgent: moet het snel gebeuren?
  • Belangrijk: wat levert het je op?

Als je een kwadrant vult met alle opties, levert dit uiteindelijk 4 mogelijkheden op.

  1.  Belangrijk en urgent: doe het nu!
  2.  Belangrijk, maar niet urgent: plan het in
  3.  Urgent, maar niet belangrijk: delegeer
  4.  Niet urgent en niet belangrijk: doe niet!
prioriteren

Belangrijk & urgent: dit moet nu!

Werkzaamheden die belangrijk en urgent zijn, moet je zo snel mogelijk oppakken. Dit zijn namelijk de zaken die waarde opleveren, voor jou of voor je klant.

Het kan helpen deze werkzaamheden voor jezelf op een rijtje te zetten in de vorm van een to-dolijst. Hierin kun je ook nog onderscheid maken welke werkzaamheden nóg urgenter en belangrijker zijn dan andere werkzaamheden. Op deze manier begin je altijd met de meest belangrijke taak. Ook kun je onderscheid maken tussen de verschillende soorten werkzaamheden. Is iets:

  • Om over na te denken?
  • Gewoon uit te voeren (doen)?
  • Of moet je iets uitwerken?

Dit kan je mee nemen in de volgorde van je to-dolijst, om zo verschillende soorten werkzaamheden met elkaar af te wisselen. Zelf werk ik met Trello, waarbij je makkelijk to do’s kunt aanmaken waar je labels aan hangt.

prioriteren

Belangrijk, maar niet urgent: plan in

Dingen die belangrijk zijn maar niet urgent, hoeven niet altijd direct uitgevoerd te worden. Wel is het handig om deze werkzaamheden te plannen,  omdat ze wel belangrijk zijn en dus waarde opleveren. 

Houd bij je planning rekening met je dag/weekindeling. Zo is bewezen dat je in het begin van een werkweek meer concentratie hebt. Moet je over dingen nadenken of iets uitwerken, plan ze dan in het begin van de week. Ook kan het handig zijn om daaromheen even niets anders te doen. 

Moet je iets uitvoeren, dan kan dat ook later in de week. Soms zijn dit ook dingen die je ergens tussendoor even doet. Ook kun je rekening houden met werk in de ochtend/middag/avond. Wat je hierin fijn vindt is per persoon anders. 

variatie verminderen

Urgent, maar niet belangrijk: delegeer

Voor veel mensen is er winst te behalen op dit punt. Je hoeft namelijk niet altijd alles zelf te doen. Is iets urgent, maar niet belangrijk? Delegeer het!

Het delegeren van werkzaamheden heeft twee voordelen:

  • Je ontlast jezelf als bottleneck
  • Andere mensen ontwikkelen zich door meer werkzaamheden op te pakken

Goed delegeren is een kunst, maar kan je heel veel opleveren!

theory of constraints bottleneck

Niet urgent en niet belangrijk: niet doen!

Over deze werkzaamheden kunnen we kort zijn. Is iets niet belangrijk en niet urgent? Doe het niet! Het gaat je (of je klanten) namelijk niets opleveren. Komt een taak steeds vaker terug? Dan wordt het vanzelf een keer urgent en/of belangrijk.

Tips die je helpen met prioriteren

Een aantal tips die je helpen met prioriteren:

  • Verzamel alles wat je moet doen op een to-dolijst.
  • Loop hier elke dag voordat je aan het werk gaat even doorheen. Zijn er prioriteiten gewijzigd? Neem dit dan mee in je dagplanning.
  • Maak een dag en een weekplanning. Welke dingen wil je oppakken?  Houd hierbij ook ruimte voor onvoorziene werkzaamheden.
  • Maak werkzaamheden visueel. Dit kan door middel van en to do/doing/done bord, maar ook labels en kleuren helpen hierbij.
  • Kies een geschikte tool die je hierin ondersteunt. Zorg er daarnaast voor dat deze tool altijd benaderbaar is (via tablet/mobiel/laptop).

Volg ons op social media

(we delen onze blogs met je):