Slimmer werken met een prioriteitenmatrix
Wat is een
prioriteitenmatrix
Heb jij ook vaak zo veel dingen te doen dat je niet weet waar je moet beginnen? Eindeloze to-dolijstjes waar geen einde aan lijkt te komen? Dan kan het helpen om goed prioriteiten te stellen. Zelf doe ik dat vaak aan de hand van een prioriteitenmatrix.
In deze blog lees je:
Een prioriteitenmatrix helpt je bij het beslissen over welke taken je nú op gaat pakken. En welke andere taken je (voorlopig) even laat voor wat het is. Dit doen je door te kijken naar hoe urgent en belangrijk de taak is:
Als je een kwadrant vult met alle opties, levert dit uiteindelijk vier mogelijkheden op.
Werkzaamheden die belangrijk en urgent zijn, moet je zo snel mogelijk oppakken. Dit zijn namelijk de zaken die waarde opleveren, voor jou of voor je klant.
Het kan helpen deze werkzaamheden voor jezelf op een rijtje te zetten in de vorm van een to-dolijst. Hierin kun je ook nog onderscheid maken welke werkzaamheden nóg urgenter en belangrijker zijn dan andere werkzaamheden. Op deze manier begin je altijd met de meest belangrijke taak. Ook kun je onderscheid maken tussen de verschillende soorten werkzaamheden.
Is iets:
Dit kan je mee nemen in de volgorde van je to-dolijst, om zo verschillende soorten werkzaamheden met elkaar af te wisselen. Zelf werk ik met Trello, waarbij je makkelijk to do’s kunt aanmaken waar je labels aan hangt.
Dingen die belangrijk zijn maar niet urgent, hoeven niet altijd direct uitgevoerd te worden. Wel is het handig om deze werkzaamheden te plannen, omdat ze wel belangrijk zijn en dus waarde opleveren.
Houd bij je planning rekening met je dag/weekindeling. Zo is bewezen dat je in het begin van een werkweek meer concentratie hebt. Moet je over dingen nadenken of iets uitwerken, plan ze dan in het begin van de week. Ook kan het handig zijn om daaromheen even niets anders te doen.
Moet je iets uitvoeren, dan kan dat ook later in de week. Soms zijn dit ook dingen die je ergens tussendoor even doet. Ook kun je rekening houden met werk in de ochtend/middag/avond. Wat je hierin fijn vindt is per persoon anders.
Voor veel mensen is er winst te behalen op dit punt. Je hoeft namelijk niet altijd alles zelf te doen. Is iets urgent, maar niet belangrijk? Delegeer het!
Het delegeren van werkzaamheden heeft twee voordelen:
Goed delegeren is een kunst, maar kan je heel veel opleveren!
Over deze werkzaamheden kunnen we kort zijn. Is iets niet belangrijk en niet urgent? Doe het niet! Het gaat je (of je klanten) namelijk niets opleveren. Komt een taak steeds vaker terug? Dan wordt het vanzelf een keer urgent en/of belangrijk.
Een aantal tips die je helpen met prioriteren:
In de green belt training leer je alle lean six sigma tools en technieken toe te passen. Daardoor ben je in staat om processen te verbeteren.
Een goede projectmanager leidt meestal grote projecten waar meerdere subprojecten onder vallen. Een leuke en uitdagende rol! Wat is er nodig om deze rol goed uit te voeren?
Makigami is een vorm van waardestroomanalyse, specifiek ontworpen om inzicht te geven in de stroom van werk en informatie. Je brengt het huidige proces in kaart en analyseert waar knelpunten zitten.
Een visgraatdiagram, ook bekend als Ishikawa, klinkt misschien als een exotisch Japans gerecht. Maar net als alle andere (soms gekke) lean termen, is het een handige tool om tot een oorzaakanalyse te komen.