Processen vastleggen

Vijf manieren

Projectmanagement

Inleiding

Een proces vastleggen kan op verschillende manieren. Het is vooral belangrijk om te bedenken waarom je iets wil vastleggen. Daarna kun je kijken welke manier daar het beste bij past.

In dit artikel vertellen we je hoe je de onderstaande manieren gebruikt:

  • Flowchart
  • Spaghetti diagram
  • SIPOC
  • Value stream map
  • Swimming lane

Proces vastleggen

Het kan om verschillende redenen handig zijn om een proces vast te leggen. Bijvoorbeeld als leidraad voor nieuwe mensen die bij je komen werken. Of  als basis voor procesverbetering. En soms wil je gewoon even snel ik kaart brengen welke stappen er worden genomen. Elke methode heeft zijn eigen voordelen, hieronder lichten we er vijf voor je toe.

flowchart

◆ Flowchart

Flowchart’s worden vaak gebruikt om een proces vast te leggen. Dit gebeurt op hoofdlijnen, waarbij de verschillende symbolen elk iets anders weergeven. Zo heb je bijvoorbeeld:

  • begin/einde
  • taken
  • beslismomenten
  • berichten

Flowcharts worden vaak gebruikt om de processen in een organisatie vast te leggen, omdat je op hoofdlijnen goed ziet wat er allemaal gebeurd. In lean projecten gebruik je ze vooral in de control fase.

spaghetti diagram

◆ Spaghetti diagram

Een spaghetti diagram wordt met name in fabrieksomgevingen, labaratoria of ziekenhuizen toegepast. Je brengt hiermee de looplijnen van mensen in kaart, om te zien of hier verspilling in zit. Dit doe je door een plattegrond van de werkvloer te maken en mensen gedurende een periode te volgen.

SIPOC

◆ SIPOC

Een SIPOC pas je vaak toe in de define fase van een project. De letters SIPOC staan hierbij voor:

  • Suppliers (wie levert de input)
  • Input
  • Proces
  • Output
  • Customer (wie ontvangt de output)

Je brengt hiermee op hoofdlijnen in kaart hoe het proces loopt. En nog belangrijker, je ziet wie er allemaal bij betrokken zijn. Daarnaast helpt een SIPOC je ook om de scope af te bakenen.

slimmer samenwerken

◆ Value stream map (VSM)

Een value stream map staat ook wel bekend als de ‘brown paper sessie’. Hierin breng je met post it’s op een bruin vel papier het proces gedetaileerd in kaart. Dit doe je vaak in de measure fase van een lean project. Je werkt hierbij voor elke processtap precies uit wat er gebeurd.

Dit is een veel gedetailleerdere weergave van het proces van bijvoorbeeld een flow chart of een SIPOC. Een value stream map dient vaak als basis voor procesverbeteringen.

swimming lane

◆ Swimming lane

Een proces vastleggen met een swimming lane lijkt in de basis heel veel op een flowchart. Er worden vaak dezelfde symbolen gebruikt om activiteiten aan te geven. Het verschil zit hem in de ‘lanes’. Elke afdeling of medewerker heeft zijn eigen lane, waardoor je precies ziet elke processtap door wie wordt uitgevoerd.

Iedere keer anders

Zoals je ziet zijn er verschillende manieren om een proces vast te leggen, die allemaal handig kunnen zijn. Het gaat er vooral om waarom je dit wil doen, en hoe gedetailleerd.

Projectmanagement

Ook aan de slag met het vastleggen van processen?

Schrijf je direct in voor één van onze aankomende green belt trainingen en ga zelf aan de slag met processen vastleggen!

3, 10 en 24 april, 8, 15 en 29 mei 2024
4, 11 en 18 september, 2, 9 en 16 oktober 2024
Of bekijk alle opties
Whitepaper lean six sigma Lean People

Wat is lean six sigma?

Wil je weten wat lean six sigma inhoudt? Download dan onze whitepaper en leer alles over de basis van lean.

Ook interessant:

Alle artikelen bekijken
Welke lean cursus kan je volgen bij Lean People?
Welke lean cursus kan je volgen bij Lean People?

Een lean cursus kun je volgen op een aantal verschillende niveaus. Maar hoe weet je nou wat de juiste is voor jou? We leggen het je uit in dit artikel!

Procesoptimalisatie met lean six sigma
Procesoptimalisatie met lean six sigma

Procesoptimalisatie met lean six sigma: een duo waarmee je tot duurzame continue verbetering komt. Wij leggen je uit wat lean six sigma is: twee verschillende methodes, die samen heel goed blijken te werken.

Voorbereiding op arbeidskrapte met een voorspellende risicoanalyse
Voorbereiding op arbeidskrapte met een voorspellende risicoanalyse

Dat de werkdruk in de zorg de komende jaren alleen maar zal stijgen, is inmiddels bekend. Gelukkig zijn er genoeg dingen die we kunnen doen. Om hier een goed overzicht van te krijgen is een goede risicoanalyse van belang.

Alle artikelen bekijken