fbpx
Leestijd: 8 minuten

Scrum wordt in het onderwijs steeds vaker toegepast. Deze ‘agile’ manier van werken helpt om sneller resultaten te boeken en bevordert de communicatie. Maar scrummen in het onderwijs kent ook uitdagingen. In dit artikel nemen we je mee in een praktijkcase waarbij het roosteren op een agile manier is aangepakt.

Je leest hier meer over:

  • De uitdaging: een goed rooster voor iedereen
  • Welke scrum elementen we hebben toegepast
  • Onze ‘lessons learned’
scrum in het onderwijs

Een goed rooster voor iedereen

Op het ROC stonden ze elk jaar weer voor dezelfde uitdaging: een goed rooster maken voor alle betrokkenen. Dit is niet alleen een rooster voor de leerlingen, maar ook voor de betrokken docenten. Daarnaast moet er rekening gehouden worden met faciliteiten, zoals IT-benodigdheden, praktijkruimten en andere zaken. En dat voor 50 verschillende onderwijsteams.

Het roosterproces is elk jaar weer een enorme uitdaging. Niet alleen moet er voor elk onderwijsteam apart een kloppend rooster komen, ook moet het met elkaar passen. Zo geven bijvoorbeeld sommige docenten les voor verschillende teams en willen verschillende teams gebruik maken van dezelfde ruimten.

Afgelopen jaren was het roosterproces steeds een langdurig traject, dat zorgde voor veel frustratie. Ook liet de kwaliteit van de roosters te wensen over. Tijd om dit eens anders te doen: scrum in het onderwijs!

onderwijs scrumteam

Scrum in het onderwijs: het scrumteam

Bij het maken van een rooster zijn in eerste instantie drie mensen betrokken:

  • De teamleider onderwijs
  • Een onderwijsplanner
  • Een functioneel beheerder

De teamleider onderwijs is verantwoordelijk voor de inhoud van het onderwijsprogramma. In dit programma staat welke vakken er worden gegeven en wanneer. De onderwijsplanner maakt hier vervolgens een rooster van dat in de roosterapplicatie wordt gezet. De functioneel beheerder draait een ‘batch’ in de applicatie, waarna er knelpunten in het rooster zichtbaar worden die moeten worden opgelost.

Je zou dit kunnen zien als een scrum team waarbij wij als scrum master de sessies faciliteerden. De onderwijsplanner is de product owner en de onderwijsplanner en de functioneel beheerder maken onderdeel uit van het development team.

scrumteam onderwijs

Werkwijze scrumteams en sprints

Voordat we als scrum team bij elkaar komen, is het van belang dat er een rooster is ingevuld in de roosterapplicatie. Dit betekent dat de teamleider helder moet hebben wanneer welke vakken gegeven worden. Daarnaast ook op hoeveel klassen hij rekent en hoeveel docenten hij tot zijn beschikking heeft.

De onderwijsplanner maakt aan de hand van deze gegevens een rooster, die ze vervolgens in de roosterapplicatie invoert. De functioneel beheerder draait vervolgens een ‘batch’. Hieruit komen ‘knelpunten’ in het rooster naar voren. Dit zijn bijvoorbeeld:

  • Klas 3A heeft op maandagochtend Engels, maar er is dan geen docent aanwezig
  • Klas 2D heeft op woensdag van 09.00-11.00 zowel Engels als Nederlands

2 à 3 sessies per scrumteam

Elke keer dat we bijeenkomen bespreken we de knelpunten. We noteren wie welke actie moet ondernemen om het knelpunt op te lossen. Vervolgens spreken we gezamenlijk af per wanneer de acties afgerond moeten zijn. De functioneel beheerder kan daarna een nieuwe batch draaien. De knelpunten bespreken we in een volgende sessie. Dit doen we net zo lang tot alle knelpunten zijn opgelost en er een goed rooster ligt. Voor de meeste onderwijsteams waren 2 à 3 sessies genoeg om tot een goed rooster te komen.

backlog

Acties bijhouden op een backlog

Elke scrumsessie werken we met een backlog met hierop de vakken TO DO – DOING – DONE. Tijdens de sessie bespraken we de acties: die worden direct als TO DO op naam van de juiste persoon gezet. Zo weet iedereen aan het einde van de sessie precies waar hij mee aan de slag moet. Ook kan iedereen van elkaar zien wanneer er acties afgerond zijn. Dit is handig, omdat in bepaalde acties een volgorde zit.

Op het moment dat de functioneel beheerder ziet dat alle acties op DONE staan, kan hij een nieuwe batch draaien.

Agile roosteren: dit werkte goed

Omdat we voor 50 verschillende onderwijsteams tegelijk scrumsessies hadden om zo een rooster te maken, konden we goed de verschillen zien. Over het algemeen waren de teams erg enthousiast. Dit had met name te maken met de volgende dingen:

  • Korte communicatielijnen: doordat de betrokkenen gelijktijdig aan het rooster werken, worden zaken snel benoemd en afgestemd. Eerder kostte dit veel tijd doordat men op elkaar zat te wachten.
  • De werkzaamheden zijn voor iedereen op elk moment inzichtelijk. Vervolgacties worden dan ook direct ingezet.
  • De rollen en verantwoordelijkheden waren voor iedereen duidelijk, zodat zaken niet in een ‘niemandsland’ blijven liggen.
retrospective liked learned lacked

Scrum in het onderwijs: lessons learned

Ging het dan allemaal alleen maar goed? Nee, zeker niet. Er was een aantal factoren die ervoor zorgde dat het proces soms wat minder goed loopt. Dit heeft vooral te maken met het pakken van verantwoordelijkheid. De teamleiders moeten soms impopulaire beslissingen nemen. Iemand die altijd op vrijdag vrij was, moet nu wel werken. Deze beslissingen worden soms niet genomen of uitgesteld, waardoor het team niet verder kan.

Daarnaast speelden de prognoses voor het nieuwe schooljaar een grote rol. Niet ieder onderwijsteam had even goed inzicht in wat ze kunnen verwachten qua aantal studenten. Ook het aantal in te zetten docenten hangt hiermee samen. Dit maakt het moeilijker om te roosteren. Toch zijn wij ervan overtuigd dat scrum in het onderwijs van toegevoegde waarde kan zijn!

Scrum wordt in het onderwijs steeds vaker toegepast. Deze ‘agile’ manier van werken helpt om sneller resultaten te boeken en bevordert de communicatie. Maar scrummen in het onderwijs kent ook uitdagingen. In dit artikel nemen we je mee in een praktijkcase waarbij het roosteren op een agile manier is aangepakt.

Je leest hier meer over:

  • De uitdaging: een goed rooster voor iedereen
  • Welke scrum elementen we hebben toegepast
  • Onze ‘lessons learned’
scrum in het onderwijs

Een goed rooster voor iedereen

Op het ROC stonden ze elk jaar weer voor dezelfde uitdaging: een goed rooster maken voor alle betrokkenen. Dit is niet alleen een rooster voor de leerlingen, maar ook voor de betrokken docenten. Daarnaast moet er rekening gehouden worden met faciliteiten, zoals IT-benodigdheden, praktijkruimten en andere zaken. En dat voor 50 verschillende onderwijsteams.

Het roosterproces is elk jaar weer een enorme uitdaging. Niet alleen moet er voor elk onderwijsteam apart een kloppend rooster komen, ook moet het met elkaar passen. Zo geven bijvoorbeeld sommige docenten les voor verschillende teams en willen verschillende teams gebruik maken van dezelfde ruimten.

Afgelopen jaren was het roosterproces steeds een langdurig traject, dat zorgde voor veel frustratie. Ook liet de kwaliteit van de roosters te wensen over. Tijd om dit eens anders te doen: scrum in het onderwijs!

onderwijs scrumteam

Scrum in het onderwijs: het scrumteam

Bij het maken van een rooster zijn in eerste instantie drie mensen betrokken:

  • De teamleider onderwijs
  • Een onderwijsplanner
  • Een functioneel beheerder

De teamleider onderwijs is verantwoordelijk voor de inhoud van het onderwijsprogramma. In dit programma staat welke vakken er worden gegeven en wanneer. De onderwijsplanner maakt hier vervolgens een rooster van dat in de roosterapplicatie wordt gezet. De functioneel beheerder draait een ‘batch’ in de applicatie, waarna er knelpunten in het rooster zichtbaar worden die moeten worden opgelost.

Je zou dit kunnen zien als een scrum team waarbij wij als scrum master de sessies faciliteerden. De onderwijsplanner is de product owner en de onderwijsplanner en de functioneel beheerder maken onderdeel uit van het development team.

scrumteam onderwijs

Werkwijze scrumteams en sprints

Voordat we als scrum team bij elkaar komen, is het van belang dat er een rooster is ingevuld in de roosterapplicatie. Dit betekent dat de teamleider helder moet hebben wanneer welke vakken gegeven worden. Daarnaast ook op hoeveel klassen hij rekent en hoeveel docenten hij tot zijn beschikking heeft.

De onderwijsplanner maakt aan de hand van deze gegevens een rooster, die ze vervolgens in de roosterapplicatie invoert. De functioneel beheerder draait vervolgens een ‘batch’. Hieruit komen ‘knelpunten’ in het rooster naar voren. Dit zijn bijvoorbeeld:

  • Klas 3A heeft op maandagochtend Engels, maar er is dan geen docent aanwezig
  • Klas 2D heeft op woensdag van 09.00-11.00 zowel Engels als Nederlands

2 à 3 sessies per scrumteam

Elke keer dat we bijeenkomen bespreken we de knelpunten. We noteren wie welke actie moet ondernemen om het knelpunt op te lossen. Vervolgens spreken we gezamenlijk af per wanneer de acties afgerond moeten zijn. De functioneel beheerder kan daarna een nieuwe batch draaien. De knelpunten bespreken we in een volgende sessie. Dit doen we net zo lang tot alle knelpunten zijn opgelost en er een goed rooster ligt. Voor de meeste onderwijsteams waren 2 à 3 sessies genoeg om tot een goed rooster te komen.

backlog

Acties bijhouden op een backlog

Elke scrumsessie werken we met een backlog met hierop de vakken TO DO – DOING – DONE. Tijdens de sessie bespraken we de acties: die worden direct als TO DO op naam van de juiste persoon gezet. Zo weet iedereen aan het einde van de sessie precies waar hij mee aan de slag moet. Ook kan iedereen van elkaar zien wanneer er acties afgerond zijn. Dit is handig, omdat in bepaalde acties een volgorde zit.

Op het moment dat de functioneel beheerder ziet dat alle acties op DONE staan, kan hij een nieuwe batch draaien.

Agile roosteren: dit werkte goed

Omdat we voor 50 verschillende onderwijsteams tegelijk scrumsessies hadden om zo een rooster te maken, konden we goed de verschillen zien. Over het algemeen waren de teams erg enthousiast. Dit had met name te maken met de volgende dingen:

  • Korte communicatielijnen: doordat de betrokkenen gelijktijdig aan het rooster werken, worden zaken snel benoemd en afgestemd. Eerder kostte dit veel tijd doordat men op elkaar zat te wachten.
  • De werkzaamheden zijn voor iedereen op elk moment inzichtelijk. Vervolgacties worden dan ook direct ingezet.
  • De rollen en verantwoordelijkheden waren voor iedereen duidelijk, zodat zaken niet in een ‘niemandsland’ blijven liggen.
retrospective liked learned lacked

Scrum in het onderwijs: lessons learned

Ging het dan allemaal alleen maar goed? Nee, zeker niet. Er was een aantal factoren die ervoor zorgde dat het proces soms wat minder goed loopt. Dit heeft vooral te maken met het pakken van verantwoordelijkheid. De teamleiders moeten soms impopulaire beslissingen nemen. Iemand die altijd op vrijdag vrij was, moet nu wel werken. Deze beslissingen worden soms niet genomen of uitgesteld, waardoor het team niet verder kan.

Daarnaast speelden de prognoses voor het nieuwe schooljaar een grote rol. Niet ieder onderwijsteam had even goed inzicht in wat ze kunnen verwachten qua aantal studenten. Ook het aantal in te zetten docenten hangt hiermee samen. Dit maakt het moeilijker om te roosteren. Toch zijn wij ervan overtuigd dat scrum in het onderwijs van toegevoegde waarde kan zijn!

Volg ons op social media

(we delen onze blogs met je):