Starten met weekstarts?
In tien stappen starten
met weekstarts
Weekstarts kunnen je als team enorm helpen om zicht te houden op prestaties. Een weekstart is een kort moment waarop je als team bij elkaar komt om lopende zaken te bespreken. Het is geen vergadering, maar een kort afstemmoment zodat iedereen weet waarmee hij of zij aan de slag kan.
Vaak wordt de structuur terugkijken- vooruit kijken – continu verbeteren aangehouden. Dit duurt niet langer dan een half uur. Een weekstart wordt vaak doorlopen aan de hand van een weekstartbord.
In dit artikel vertellen we je meer over o.a.:
Ga je starten met weekstarts? Het eerste waar je over na moet denken is de plaats. Het is handig om een weekstart altijd op dezelfde plek te houden, op deze manier creëer je structuur en routine. Vaak is dit ook de plek waar een weekstartbord hangt. Deze plek moet voor iedereen toegankelijk zijn, zonder dat je te veel last hebt van de omgeving. Zorg ook dat de juiste faciliteiten aanwezig zijn.
Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om de weekstart digitaal te laten verlopen. Dit is vooral handig als er veel mensen op afstand werken. Anders kan het juist een voordeel zijn om elkaar even ‘echt’ te zien.
Net als dat je altijd dezelfde plaats kiest, is het ook handig om altijd hetzelfde tijdstip aan te houden. De ene week om 10 uur en de andere week om 13 uur werkt niet. Ook hiervoor geldt, creëer structuur en routine. Op deze manier wordt het doen van een weekstart sneller onderdeel van het gedrag.
Let er daarnaast op dat de weekstart echt maximaal een half uur duurt. Het doel is afstemmen en overzicht houden. Inhoudelijke discussies kunnen op een later moment worden opgepakt. Het kan helpen om te timeboxen. Hierbij spreek je van tevoren af hoe lang je de tijd hebt voor een bepaald onderwerp.
Denk ook na over wie je uitnodigt voor de weekstart. Voor wie is het allemaal van belang om van bepaalde zaken op de hoogte te zijn? Dit kunnen leden van het team zijn, maar soms is het ook handig als iemand uit een ander team aanhaakt die wel een rol speelt in belangrijke processen. Zo schuift er bijvoorbeeld bij weekstarts voor verpleegkundigen in het ziekenhuis ook vaak een arts of een bepaalde specialist aan.
Een veelgemaakte fout is dat de teamleider of manager altijd de weekstart voor zit. Een gevolg hiervan is dat de rest van de aanwezigen onderuitgezakt zit te luisteren. Je wilt juist dat de weekstart iets van het team zelf is en iedereen actief meedoet. Ga je starten met weekstarts, dan is het essentieel om betrokkenheid van alle aanwezigen te stimuleren.
Dit kun je bevorderen door het leiden van de weekstart te laten rouleren onder de teamleden. Op deze manier zijn teamleden meer betrokken en zullen ze eerder aangeven of de te bespreken onderwerpen nog wel relevant zijn. Maar daarover in het volgende punt meer ;-).
Natuurlijk wil je dingen bespreken die relevant zijn. Het is daarom belangrijk dat je nadenkt over de te bespreken onderwerpen.
Dit zijn bijvoorbeeld:
Wat je bespreekt, is voor ieder team anders. Het moet vooral helpen om je werk goed te doen. Soms kom je er na een tijdje achter dat iets niet meer relevant is om te bespreken. Dan stop je er gewoon mee. Vaak kom je er vanzelf achter welke onderwerpen je mist en wat wel goed is om te bespreken.
En dan: het weekstartbord. Hierop staan de te bespreken onderwerpen. Of dit nu een echt bord of een digitale versie is, het is de kunst om informatie zo overzichtelijk en visueel mogelijk te maken. Dit kun je doen door het gebruik van grafieken, barometers, (digitale) labels, kleuren of symbolen. Denk bij elk stukje tekst na of je het kunt vervangen door iets anders (minder letters).
Informatie die goed gevisualiseerd is, hoef je niet meer uitgebreid te benoemen. Mensen kunnen deze informatie in één oogopslag tot zich nemen. Bijvoorbeeld magneten met een foto van de desbetreffende medeweker die op rood of groen staat. Dan kan iedereen zien of hij er wel of niet is.
Als iedereen constant dingen aanpast aan je weekstartbord, wordt het een zooitje. Daarom kan het helpen iemand aan te wijzen die het bord beheert en bijwerkt. Dit betekent niet dat anderen hier niets mee te maken hebben. Zij leveren nog steeds de input van zaken die op het bord moeten komen te staan.
Het klinkt flauw, maar heldere spelregels en de naleving daarvan is één van de succesfactoren bij het doen van weekstarts.
Door hier van tevoren het gesprek over aan te gaan, is het voor iedereen duidelijk wat er van hem of haar verwacht wordt. En door van tevoren vast te leggen wat je doet als iemand zich niet aan de regels houdt maakt het makkelijker hierop te acteren.
Dit geldt voor weekstarts, maar natuurlijk ook in het algemeen. Zorg ervoor dat het team heldere doelstellingen heeft en dat iedereen weet wat het moet doen om deze doelstelling te behalen. Belangrijk daarbij is dat doelen concreet en meetbaar zijn. ‘100% tevreden klanten’ is een mooie doelstelling, maar als je niet meet hoe tevreden ze nu zijn en waar dit aan ligt kun je ook niets doen om dit te behalen. Maak daarom de doelstellingen concreet en inzichtelijk, zodat je kunt sturen op prestaties.
Tot slot is het belangrijk om de weekstart te blijven evalueren. Wat gaat er goed en wat kan er beter? Worden de juiste onderwerpen besproken? Voegt het iets toe aan de communicatie en de samenwerking? Wat werkt blijf je doen en wat niet werkt pas je aan. Dit moet je blijven doen. Omstandigheden kunnen namelijk veranderen. Daarnaast zul je merken dat hoe langer je weekstarts doet, hoe meer bedreven je er in wordt als team. Zaken worden kort en bondig besproken en hier is steeds minder tijd voor nodig.
Het lijkt makkelijk om te starten, maar zoals je hebt kunnen lezen komt er veel bij kijken. Een goede voorbereiding is altijd het halve werk! Wil je zelf aan de slag met het doen van weekstarts en weten hoe je een weekstartbord maakt? Neem contact met ons op, we helpen je graag verder!
Makigami is een vorm van waardestroomanalyse, specifiek ontworpen om inzicht te geven in de stroom van werk en informatie. Je brengt het huidige proces in kaart en analyseert waar knelpunten zitten.
Een visgraatdiagram, ook bekend als Ishikawa, klinkt misschien als een exotisch Japans gerecht. Maar net als alle andere (soms gekke) lean termen, is het een handige tool om tot een oorzaakanalyse te komen.
Een lean cursus kun je volgen op een aantal verschillende niveaus. Maar hoe weet je nou wat de juiste is voor jou? We leggen het je uit in dit artikel!