fbpx
Leestijd: 9 minuten

Er zijn verschillende valkuilen bij het maken van een value stream map. Om je hiervoor te behoeden hebben we er een aantal voor je op een rijtje gezet. In dit artikel lees je meer over valkuilen bij het maken van een value stream map:

  • Bij de voorbereiding
  • Tijdens de sessie zelf
  • Bij de opvolging
valkuilen value stream map

Een value stream map maken

Met een value stream map werk je met post-it’s een proces gedetailleerd uit op een vel bruin papier. Per processtap noteer je precies wat er gedaan wordt, wie dat doet en op welke manier. Deze tool wordt vaak ingezet tijdens de measure fase van een lean project.

Het maken van een goede value stream map levert je veel op. Je krijgt inzicht in het proces, mensen begrijpen beter van elkaar wat ze doen en je creëert draagvlak voor veranderingen. Wel zijn er een aantal dingen waar je voor moet waken. 

Value stream map (VSM)

Valkuilen bij het maken van een value stream map

Hieronder zetten we drie soorten valkuilen bij het maken van een value stream map op een rijtje:

 

  1. Valkuilen bij de voorbereiding

De voorbereiding van een value stream map-sessie is ontzettend belangrijk. Als je dat niet goed doet, levert de sessie minder op. Met als resultaat dat mensen niet snel nog een keer de tijd zullen nemen om een proces uit te werken.

Drie valkuilen hierbij zijn:

  • Geen duidelijke scope en doelstelling
  • Niet de juiste mensen uitnodigen
  • Geen goede materialen en faciliteiten

Geen duidelijke scope en doelstelling

Maak voor aanvang van een value stream map sessie altijd een SIPOC. Zo weet je op hoofdlijnen hoe het proces loopt en kun je ook zien waar het probleem zich voordoet. Als je dat niet doet, is de kans groot dat je met het verkeerde deel van het proces aan de slag gaat. Daarnaast geeft de SIPOC inzicht in je probleem, waardoor je een heldere doelstelling van het project kunt formuleren.

Niet de juiste mensen uitnodigen

Een ander voordeel van het maken van een SIPOC is dat je precies kunt zien wie er bij het proces betrokken zijn. Je wilt namelijk een sessie met de juiste mensen aan tafel. Dit zijn de mensen die een rol hebben in de activiteiten van het proces. Zorg er ook voor dat deze mensen tijd hebben om aan te sluiten, zich kunnen vinden in de doelstelling en vertegenwoordigers zijn van hun collega’s. Niets is zo vervelend als onjuist geselecteerde, ongemotiveerde of niet-wetende collega’s. bij een sessie.  

Geen goede materialen en faciliteiten

Goede materialen zorgen ervoor dat je sessie soepel verloopt. Je wil bijvoorbeeld niet dat tijdens een sessie alle post-it’s van je brown paper vallen, zorg dus voor post-it’s van goede kwaliteit en voor voldoende brown paper. Ook goede stiften, een flip-over, tape en stickers zijn een must. Daarnaast zijn ook de mogelijkheden in de ruimte van belang. Voldoende ruimte op dingen op te hangen, ruimte om te staan en zitten en genoeg tijd zodat je niet ad hoc de ruimte hoeft te verlaten terwijl je je spullen bij elkaar grist.

duidelijke scope

2.  Valkuilen tijdens de value stream map sessie

Ook tijdens de sessie zelf kunnen er verschillende dingen misgaan. Dit zijn valkuilen op het gebied van:

  • Verkeerd detailniveau
  • Veel te lange of te korte sessie
  • Onleesbare value stream map

Een verkeerd detailniveau

Het kan voorkomen dat je te diep ingaat op wat er precies allemaal gebeurt in een proces. Of het tegenovergestelde: dat je de processtappen. te globaal formuleert. Te veel details zorgen voor een lange sessie met te inhoudelijke discussies veel tijd kosten. Hierdoor verslapt bij anderen de aandacht, terwijl het je weinig oplevert. Te globaal naar een proces kijken zorgt ervoor dat je er waarschijnlijk niet genoeg uit haalt. Als je voor het eerst een value stream map maakt, is dit lastig. Door het vaak te doen, word je hier beter in en leer je hoe gedetailleerd je moet formuleren.

Veel te lange of te korte sessie

Als een sessie te lang duurt, voel je de energie wegvloeien. Je merkt dat de sessie dan minder oplevert. Daarom is het soms beter om twee keer een kortere sessie in te plannen, afhankelijk van de complexiteit van een proces. Een te korte sessie kan ervoor zorgen dat je niet op het niveau van de details komt, bedenk dus vooraf goed wat je hier mee wil. Wij werken in sessies van minimaal twee en maximaal drie uur. Een goede value stream map maken kost 3 á 4 uur, dus wij plannen twee sessies in.

Onleesbare value stream map

Een onleesbaar handschrift, verschillende kleuren post-it’s onwillekeurig gebruiken of onduidelijk geformuleerde processtappen: het zijn allemaal dingen die ervoor zorgen dat je value stream map een zooitje wordt. Met als resultaat dat niemand weet hoe het proces loopt, wat de bottlenecks zijn en wat er verbeterd gaat worden. En dat wil je nou juist verhelderen 😉

meetplan

3. Valkuilen bij de opvolging

Tot slot zijn er mogelijke valkuilen bij de opvolging van de sessie. Deze hebben te maken met:

  • Een verkeerd meetplan maken
  • Geen goede afspraken

 

Een verkeerd meetplan

Tijdens de sessie spreek je met elkaar door welke gegevens er verzameld worden, zodat je de value stream map kunt aanvullen met relevante informatie. Vaak wordt er een heleboel informatie verzameld waar je uiteindelijk niets aan hebt. Het is dan ook belangrijk om te kijken naar je doelstelling en aan de hand daarvan te bepalen wat je wilt meten. Spreek ook af hoe informatie verzameld en genoteerd gaat worden, anders zijn de metingen onbetrouwbaar.

Geen goede afspraken

Stel je voor: iedereen is aanwezig voor de tweede sessie, maar niemand heeft gegevens verzameld of data in kaart gebracht. Zonde! Op deze manier kan je niet verder en is het dus een verspilling van tijd om de sessie in te gaan. Maak dus goede afspraken over wie wat gaat meten of welke informatie gaat verzamelen. Spreek hierbij ook deadlines af. Leg de afspraken vast op een centrale plek, zodat je de voortgang met elkaar bewaakt. Hierdoor voorkom je dat je project stagneert.

inhoud lean green belt training ii

Voorkom deze valkuilen bij het maken van een value stream map

Het goed begeleiden van een value stream map sessie kun je maar op één manier leren: door het heel vaak te doen. Op die manier leer je vanzelf om niet in deze valkuilen te stappen. Wil je beginnen met het verbeteren van processen en leren hoe je sessies kan begeleiden? Kijk dan eens bij onze green belt training.

Er zijn verschillende valkuilen bij het maken van een value stream map. Om je hiervoor te behoeden hebben we er een aantal voor je op een rijtje gezet. In dit artikel lees je meer over valkuilen bij het maken van een value stream map:

  • Bij de voorbereiding
  • Tijdens de sessie zelf
  • Bij de opvolging
valkuilen value stream map

Een value stream map maken

Met een value stream map werk je met post-it’s een proces gedetailleerd uit op een vel bruin papier. Per processtap noteer je precies wat er gedaan wordt, wie dat doet en op welke manier. Deze tool wordt vaak ingezet tijdens de measure fase van een lean project.

Het maken van een goede value stream map levert je veel op. Je krijgt inzicht in het proces, mensen begrijpen beter van elkaar wat ze doen en je creëert draagvlak voor veranderingen. Wel zijn er een aantal dingen waar je voor moet waken. 

Value stream map (VSM)

Valkuilen bij het maken van een value stream map

Hieronder zetten we drie soorten valkuilen bij het maken van een value stream map op een rijtje:

 

  1. Valkuilen bij de voorbereiding

De voorbereiding van een value stream map-sessie is ontzettend belangrijk. Als je dat niet goed doet, levert de sessie minder op. Met als resultaat dat mensen niet snel nog een keer de tijd zullen nemen om een proces uit te werken.

Drie valkuilen hierbij zijn:

  • Geen duidelijke scope en doelstelling
  • Niet de juiste mensen uitnodigen
  • Geen goede materialen en faciliteiten

Geen duidelijke scope en doelstelling

Maak voor aanvang van een value stream map sessie altijd een SIPOC. Zo weet je op hoofdlijnen hoe het proces loopt en kun je ook zien waar het probleem zich voordoet. Als je dat niet doet, is de kans groot dat je met het verkeerde deel van het proces aan de slag gaat. Daarnaast geeft de SIPOC inzicht in je probleem, waardoor je een heldere doelstelling van het project kunt formuleren.

Niet de juiste mensen uitnodigen

Een ander voordeel van het maken van een SIPOC is dat je precies kunt zien wie er bij het proces betrokken zijn. Je wilt namelijk een sessie met de juiste mensen aan tafel. Dit zijn de mensen die een rol hebben in de activiteiten van het proces. Zorg er ook voor dat deze mensen tijd hebben om aan te sluiten, zich kunnen vinden in de doelstelling en vertegenwoordigers zijn van hun collega’s. Niets is zo vervelend als onjuist geselecteerde, ongemotiveerde of niet-wetende collega’s. bij een sessie.  

Geen goede materialen en faciliteiten

Goede materialen zorgen ervoor dat je sessie soepel verloopt. Je wil bijvoorbeeld niet dat tijdens een sessie alle post-it’s van je brown paper vallen, zorg dus voor post-it’s van goede kwaliteit en voor voldoende brown paper. Ook goede stiften, een flip-over, tape en stickers zijn een must. Daarnaast zijn ook de mogelijkheden in de ruimte van belang. Voldoende ruimte op dingen op te hangen, ruimte om te staan en zitten en genoeg tijd zodat je niet ad hoc de ruimte hoeft te verlaten terwijl je je spullen bij elkaar grist.

duidelijke scope

2.  Valkuilen tijdens de value stream map sessie

Ook tijdens de sessie zelf kunnen er verschillende dingen misgaan. Dit zijn valkuilen op het gebied van:

  • Verkeerd detailniveau
  • Veel te lange of te korte sessie
  • Onleesbare value stream map

Een verkeerd detailniveau

Het kan voorkomen dat je te diep ingaat op wat er precies allemaal gebeurt in een proces. Of het tegenovergestelde: dat je de processtappen. te globaal formuleert. Te veel details zorgen voor een lange sessie met te inhoudelijke discussies veel tijd kosten. Hierdoor verslapt bij anderen de aandacht, terwijl het je weinig oplevert. Te globaal naar een proces kijken zorgt ervoor dat je er waarschijnlijk niet genoeg uit haalt. Als je voor het eerst een value stream map maakt, is dit lastig. Door het vaak te doen, word je hier beter in en leer je hoe gedetailleerd je moet formuleren.

Veel te lange of te korte sessie

Als een sessie te lang duurt, voel je de energie wegvloeien. Je merkt dat de sessie dan minder oplevert. Daarom is het soms beter om twee keer een kortere sessie in te plannen, afhankelijk van de complexiteit van een proces. Een te korte sessie kan ervoor zorgen dat je niet op het niveau van de details komt, bedenk dus vooraf goed wat je hier mee wil. Wij werken in sessies van minimaal twee en maximaal drie uur. Een goede value stream map maken kost 3 á 4 uur, dus wij plannen twee sessies in.

Onleesbare value stream map

Een onleesbaar handschrift, verschillende kleuren post-it’s onwillekeurig gebruiken of onduidelijk geformuleerde processtappen: het zijn allemaal dingen die ervoor zorgen dat je value stream map een zooitje wordt. Met als resultaat dat niemand weet hoe het proces loopt, wat de bottlenecks zijn en wat er verbeterd gaat worden. En dat wil je nou juist verhelderen 😉

meetplan

3. Valkuilen bij de opvolging

Tot slot zijn er mogelijke valkuilen bij de opvolging van de sessie. Deze hebben te maken met:

  • Een verkeerd meetplan maken
  • Geen goede afspraken

 

Een verkeerd meetplan

Tijdens de sessie spreek je met elkaar door welke gegevens er verzameld worden, zodat je de value stream map kunt aanvullen met relevante informatie. Vaak wordt er een heleboel informatie verzameld waar je uiteindelijk niets aan hebt. Het is dan ook belangrijk om te kijken naar je doelstelling en aan de hand daarvan te bepalen wat je wilt meten. Spreek ook af hoe informatie verzameld en genoteerd gaat worden, anders zijn de metingen onbetrouwbaar.

Geen goede afspraken

Stel je voor: iedereen is aanwezig voor de tweede sessie, maar niemand heeft gegevens verzameld of data in kaart gebracht. Zonde! Op deze manier kan je niet verder en is het dus een verspilling van tijd om de sessie in te gaan. Maak dus goede afspraken over wie wat gaat meten of welke informatie gaat verzamelen. Spreek hierbij ook deadlines af. Leg de afspraken vast op een centrale plek, zodat je de voortgang met elkaar bewaakt. Hierdoor voorkom je dat je project stagneert.

inhoud lean green belt training ii

Voorkom deze valkuilen bij het maken van een value stream map

Het goed begeleiden van een value stream map sessie kun je maar op één manier leren: door het heel vaak te doen. Op die manier leer je vanzelf om niet in deze valkuilen te stappen. Wil je beginnen met het verbeteren van processen en leren hoe je sessies kan begeleiden? Kijk dan eens bij onze green belt training.