Wat is een weekstart? (+ ontwerp een weekstartbord & tips!)

Wat is een weekstart en wat levert het op?

Een weekstart is een moment waarop je met je team kort de tijd neemt om een aantal dingen af te stemmen. Dit doe je voor een bord (een weekstartbord), waarop de te bespreken onderwerpen visueel inzichtelijk worden gemaakt voor iedereen.

Een weekstart is niet bedoeld als extra vergadering, maar als kort en energiek afstemmoment. Daarom wordt een weekstart vaak staand gehouden, en duurt hij maximaal een half uur. Er wordt niet teveel ingegaan op details, maar zaken worden op hoofdlijnen benoemd. Mochten er mensen zijn die dieper op bepaalde dingen in willen gaan, dan kunnen ze dat met de juiste mensen erbij buiten de weekstart omdoen.

Doel van de weekstart is om structuur en inzicht te bieden in werkzaamheden, effectief te communiceren en meer betrokkenheid te realiseren.

Weekstartbord voorbeeld

                      Voor voorbeelden op video -> check hier ons Youtube kanaal

Wat staat er op een weekstartbord?

Wat er precies op een weekstartbord staat, is voor ieder team anders. Dit ligt er maar net aan wat jij met je team wilt bespreken. Vaak wordt er wel gebruikt van de structuur van terugkijken-vooruitkijken-verbeteren:

Terugkijken: Hier kijk je terug op de vorige week. Wat ging er wel/niet goed? Wat hebben we daarvan geleerd wat we in de nieuwe week moeten meenemen?

Vooruitkijken: Hier kijk je vooruit naar de komende week. Welke werkzaamheden moeten er opgepakt worden, zijn er uitzonderingen of moet er met bepaalde dingen rekening gehouden worden?

Verbeteren: Wat kunnen we beter doen? Welke acties moeten we daarvoor oppakken, en wie is daarvoor verantwoordelijk?

Daarnaast zijn er nog veel meer zaken die je zou kunnen bespreken. Dit zijn bijvoorbeeld:

  • Capaciteit: wie werken er deze week (niet)
  • Succes: welke succes zijn er behaald
  • Resultaten: hoe staan we er op dit moment voor
  • Ideeën: welke (verbeter)ideeën zijn er vanuit het team
  • Mededelingen: van welke informatie moet elk teamlid op de hoogte zijn
  • Planning: welke werkzaamheden moeten deze week in ieder geval opgepakt worden
  • Sfeer: hoe voelt iedereen zich en moeten we met iemand rekening houden

De dingen die je bespreekt kun je voor je team erg specifiek maken. Zo wordt in een ziekenhuis bijvoorbeeld in de weekstart besproken welke patiënten in welk bed opgenomen worden, terwijl op een bouwplaats het aantal veiligheidsincidenten kan worden besproken.

projectmanagement advies lean people

Hoe maak ik mijn eigen weekstartbord?

Stel, je wil zelf aan de slag met de weekstart. Dan begin je natuurlijk met het ontwerpen van een bord. Het is handig om in ieder geval een aantal teamleden hierbij te betrekken. Begin met brainstormen: wat zou je allemaal willen bespreken?

Als je in kaart hebt gebracht welke dingen je wilt bespreken, is het tijd voor het ontwerp van het bord. Hoe gaan we de onderwerpen vormgeven? Hoe visueler, hoe beter. In een ideale situatie hoeven mensen geen tekst te lezen, maar zien ze in één oogopslag hoe het ervoor staat.

Een weekstart bord is nooit in één keer perfect. Als je ermee aan de gang gaat, merk je dat sommige dingen op het bord na verloop van tijd niet meer relevant zijn, terwijl je andere dingen juist wel wil bespreken. Hierdoor kan het zijn dat het bord steeds veranderd. Dat is geen enkel probleem. Het maakt het bord een ‘levend’ iets, wat zal zorgen voor meer betrokkenheid.

hulp weekstarts

Succesfactoren voor een goede weekstart

  • Hou het kort en energiek. Dit doe je door mensen tot de orde te roepen als ze te lang uitweiden. Details zijn voor later, het gaat bij een weekstart om de afstemming. Laat ook niet de hele tijd dezelfde persoon aan het woord, de weekstart is van iedereen.
  • Rouleer degene die de weekstart faciliteert. Zo voorkom je dat mensen afwezig zijn en altijd alleen maar luisteren. Dit zorgt voor meer betrokkenheid en een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
  • Evalueer zowel de weekstart als het bord zelf, en pas dingen aan als het nodig is. Op deze manier blijf je scherp op effectieve communicatie en een goede afstemming.
  • Vermijd het doen van dubbele dingen. Zaken die op het weekstartbord staan of je tijdens de weekstart bespreekt, hoeven niet ook per mail gedeeld te worden. Of tijdens een teamoverleg, nieuwsbrief of op een andere plek.
  • Hou vol! Als je start met het doen van een weekstart, is dit vaak een compleet nieuwe en andere manier van werken. Het vergt andere dingen van medewerkers, en dit kost tijd. Geef mensen ook deze tijd en geef niet te snel op.

dagstart Lean People bord

5 praktische tips:

1) Maak het visueel! Vermijd lappen tekst, maar zorg dat mensen in één oogopslag kunnen zien waar het om gaat/ wat de status is

2) Stel gezamenlijk een aantal regels op waar je je als team aan houdt (bijvoorbeeld tijdstip, telefoon tussendoor, en wie er faciliteert), en bespreek ook de consequenties als dit niet gebeurt

3) Hou een vaste volgorde aan als het gaat om de onderwerpen die je bespreekt

4) Timebox de onderwerpen en geef iemand de verantwoordelijkheid hiervoor.

5) Zorg dat je bord er goed uit ziet 🙂 Op zoek naar goede materialen? Kijk dan hier.

 

Een dagstart, kan dat ook?

Sommige teams geven de voorkeur aan een dagstart. Dat kan natuurlijk ook, en is vooral handig voor teams bij wie er meer afstemming nodig is. Een dagstart duurt maximaal 15 minuten, en hierin worden vaak per teamlid de volgende 3 dingen besproken:

  • Wat heb ik gisteren gedaan en liep ik ergens tegenaan?
  • Wat ga ik vandaag doen?
  • Verwacht ik problemen, of heb ik ergens hulp bij nodig?

Wil jij na het lezen van dit artikel starten met een dag- of weekstart en heb je hier hulp bij nodig? Neem dan vooral contact met ons op, of bekijk onze workshop over dag- en weekstarts!

 

OOK INTERESSANT:

LinkedIn Lean People